nieuws

De handigste app: iBabs

Digitaal werken

Met een doelijst boordevol actiepunten zijn wat extra handjes geen overbodige luxe. Gelukkig kun je anno 2018 een beroep doen op een breed scala aan handige hulpjes. Niet via de vacaturebank of het uitzendbureau maar gewoon via de appstore. We vroegen vier ondersteuners welke app of tool hun favoriet is. Dit keer de favoriete app van Marleen van Meeteren: iBabs.

De handigste app: iBabs

Naam: Marleen van Meeteren
Functie: secretaresse manager bedrijfsvoering, Jeroen Bosch Ziekenhuis, ’s-Hertogenbosch
Favoriete app: iBabs

iBabs voor papierloos vergaderen

iBabs is vooral bedoeld om papierloos te kunnen vergaderen. Je kunt er makkelijk agenda’s, vergaderstukken en actiepunten- en besluitenlijsten mee maken en verspreiden, en ook daarin zoeken. Je kunt in de vergadering en daarbuiten je eigen aantekeningen in de bestanden maken. Het is platformonafhankelijk. Je bereikt het vanaf je pc of tablet. Het kan ook worden ingebouwd in de interne infrastructuur van de organisatie.

‘Eén handeling en iedereen heeft alle stukken’

‘Alles wijst zich vanzelf en het bespaart tijd’

Marleen: “We hadden drieënhalf jaar geleden een pilot, eerst met een klein groepje managers en ondersteuners, ik was daarbij. Iedereen was meteen positief, het kostte zo weinig moeite ermee te leren werken, alles wijst zich zowat vanzelf en het bespaart zoveel tijd. Eerst regelden we vergaderingen via Outlook en daar kun je best wat mee, maar afspraken maken met die agenda en stukken versturen via mail is zoveel meer gedoe. Vooral omdat het dan niet centraal is opgeslagen en er dus makkelijk versies gaan circuleren en misverstanden ontstaan.

Extreem goed beveiligde versie in de cloud

In eerste instantie werkten we vanaf de gebouwgebonden server van het ziekenhuis. Nu hebben we een extreem goed beveiligde versie in de cloud die je dus altijd en overal kunt bereiken. Iedere manager en iedereen met een secretaressefunctie heeft toegang. Ook de raad van bestuur en de ondernemingsraad werken ermee.

Trend; van push naar pull

Trend; van push naar pull

Versiebeheer is integraal onderdeel

Ik gebruik de webversie om de agenda aan te maken. Iedereen die is aangesloten krijgt die ook meteen als ik hem vrijgeef. Hetzelfde met nieuwe stukken. Uploaden en voilà, iedereen heeft ze. Realtime. Je kunt een belletje instellen als je notificaties wilt. Het is niet nodig mails te sturen, laat staan te checken of iedereen de laatste versie heeft. Versiebeheer is integraal onderdeel: je ziet altijd de laatste versie en kunt nooit in de verkeerde werken. Alleen mensen met toestemming kunnen erin. Trouwens, dat kun je heel precies aangeven. Zoeken werkt geweldig, op alle niveaus kun je alles vinden, ook als je niet meer weet wanneer precies is besproken wat je zocht. Werkt veel beter dan in de verkenner.

Aantekeningen direct in digitale stukken

Je hoeft ook veel minder te printen dan voorheen. Stapeltjes papier maken voor iedereen, wat een heisa was dat! Veel mensen maken in de vergadering direct hun eigen aantekeningen in de digitale stukken, mijn manager ook, vindt hij heel handig, meteen alles bij de hand.

Ik gebruik iBabs niet voor de notulen, dat doe ik in Word, vooral omdat niet iedereen die de notulen moet krijgen in iBabs werkt. Voor mijn manager zet ik ze wel in iBabs, heel ideaal: het programma zet Word automatisch om in pdf, dan staat alles vast.

Enige nadeel is dat het voor ons best kostbaar is. Als je vergadert met de tablet bijvoorbeeld, wat heel makkelijk is met iBabs, moet die ook volledig beveiligd worden. Maar het is het echt waard.”

Meer handige apps leren kennen?

Lees de praktijkverhalen van andere managementondersteuners:

Ook meer uit je apps halen? Kom naar één van de trainingen:

Reageer op dit artikel