nieuws

De 3 grootste productiviteitskillers, en hoe je ze oplost

Digitaal werken

‘Onafleidbaar zijn’, is volgens gedragspsycholoog Nir Eyal dé vaardigheid van de 21ste eeuw. Zie dat maar eens voor elkaar te krijgen, met alle notificaties van e-mail, Whatsapp en Facebook. Probeer je daarbij ook te multitasken? Zeg maar dag tegen je productiviteit.

De 3 grootste productiviteitskillers, en hoe je ze oplost

Wat is dan ‘onafleidbaar zijn’? Eigenlijk heel simpel, je richt je werk zo in dat je niet om de haverklap je aandacht verplaatst. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar het kan wel.

Het begint met het kennen en herkennen van de grootste obstakels om productief te zijn. Als managementondersteuner heb je als geen ander te maken met reageren op het nu. Afleiding ligt continu op de loer en is met de werkdruk van vandaag de dag geen optie.

Bekijk de video waarin Nir Eyal uitlegt wat het inhoudt om ‘onafleidbaar’ te zijn. Niet alleen inspirerend voor je werk, maar ook als je thuis weer eens op je telefoon kijkt terwijl je kinderen je iets vertellen. Of andersom natuurlijk.

De drie productiviteitskillers

Bouke van Kleef, trainer voor Management Support, ziet drie killers van productiviteit:

  1. Multitasken, zelfs vrouwen kunnen het niet (echt waar).
  2. E-mail, niet zomaar e-mail, bergen e-mail.
  3. Vergaderen, of eigenlijk niet kunnen stoppen met vergaderen.

Multitasken, stop er alsjeblieft mee

Het bewijs is onweerlegbaar, multitasken werkt niet, echt niet. Wetenschappelijke onderzoeken bevestigen dit keer op keer. Toch blijven sommige mensen hardnekkig multitasken, terwijl je productiviteit daalt. Voor die mensen heeft Bouke een onthullend testje:

Schrijf het woord multitasken, maar achter iedere letter schrijf je een nummer, dus m1u2l3. Neem de tijd op terwijl je dit doet.

Schrijf nu het woord multitasken op één regel en vervolgens op de regel eronder de cijfers die corresponderen met de letter, dus:
Mul (en zo verder)
123
Neem ook hier de tijd op.

Merk je verschil? Gemiddeld voltooi je de tweede oefening dubbel zo snel. Dit heeft ermee te maken dat het brein letters en cijfers anders verwerkt. In de eerste oefening ben je aan het multitasken, bij de tweede werk je beide taken na elkaar af.

3 tips om niet meer te multitasken

  1. Doe één ding tegelijk: klinkt heel simpel, maar het is de basis van productiviteit. Maak die mail af, voordat je die brief gaat schrijven en zorg dat de brief af is voordat je aan de uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie begint. Je hoeft één taak niet per se af te maken, zolang je er maar niet met twee tegelijk bezig bent.
  2. Start met het belangrijkste: het is heel verleidelijk om aan het begin van de dag direct twintig e-mails te gaan beantwoorden. Niet doen, pak eerst je belangrijkste taak bij de kladden en ga daarmee aan de slag. Toch eerst e-mail beantwoorden? Beperk je tot de zaken die NU antwoord nodig hebben. Als je kritisch naar je inbox kijkt zijn dat er vaak verrassend weinig.
  3. Sla geen taken op in je hoofd: David Allen, schrijver van het populaire boek Getting Things Done, roept het al jaren ‘je hoofd is geen goede plek om informatie op te slaan’. Het zorgt ervoor dat er om de haverklap een taak in je hoofd om aandacht komt vragen. Kies een goede to-do app of schrijf een ouderwets takenlijstje. Zolang je taken maar op papier en niet in je hoofd staan.

Beheers je e-mailberg

Hoeveel mails krijg je per dag? Twintig, veertig, tweehonderd? Er zitten een hoop overbodige mails tussen. Of het nu gaat om een nieuwsbrief die je nooit leest of een collega die op ‘allen beantwoorden’ klikt na een aankondiging voor het hele bedrijf.

Ook zo’n fijne, iemand mailt je een verzoek en staat vijf minuten later aan je bureau, ‘Zeg, heb je al tijd gehad om naar mijn mail te kijken?’ Ja, zo moet het dus niet. Een beetje opvoeden is dan het beste, want eigenlijk hoort het andersom. Eerst even langslopen met een verzoek en extra details via een e-mail.

4 tips om minder te e-mailen

  1. Zoek een alternatief: e-mail is binnen veel organisaties heilig, maar er zijn echt alternatieven. Even bellen of langslopen is vaak sneller. Voor Office 365-gebruikers is Microsoft Teams een fantastisch alternatief. Met dit programma combineer je chat, informatiekanalen, bestanden en nog veel meer op één plek.
  2. Houd jezelf in toom: wanneer een collega mailt met het antwoord op je verzoek is je eerste reactie waarschijnlijk een e-mail terugsturen met ‘bedankt’. Vraag jezelf af, is dat echt nodig? Ook het hersenloos CC’en verhoogt de maildruk onnodig. Kijk kritisch naar de mails die je stuurt, vraag je altijd af:
    • Moet ik deze e-mail echt sturen?
    • Moet ik deze e-mail echt naar deze mensen sturen?
    • Is mijn e-mail duidelijk en bondig?
  3. Gebruik je mailprogramma niet als archief of takenlijst: wanneer je continu in je mailbox moet zijn om dingen op te zoeken of taken af te vinken word je tientallen keren per dag in je e-mail gezogen, aldus Bouke. Doe het niet. Gebruik een takenlijst die niet aan je e-mail gekoppeld is en sla informatie zoveel mogelijk buiten je mailbox op.
  4. Meld je af: kijk eens kritisch naar de nieuwsbrieven van webwinkels en websites die je ontvangt. Vraag je af of ze nuttig zijn, open je ze, doe je er iets mee? Als het antwoord nee is, meld jezelf dan af. Denken ‘het weggooien kost minder moeite dan afmelden’ gaat ook maar zolang op. Bovendien moet je iedere keer toch weer iets ‘doen’ met zo’n e-mail. Al is het maar onbewust beoordelen dat het direct de prullenbak in kan.

Vergaderen: praten om het praten

Wees eens eerlijk, hoeveel vergaderingen zijn echt nuttig? De helft? Zelfs als maar een kwart of tien procent van de vergaderingen geen nut heeft is het een gigantische tijdsverspilling.

De problemen met vergaderingen zijn legio: een te uitgebreide agenda, deelnemers die uit de macht der gewoonte uitgenodigd worden, een voorzitter die geen controle heeft.

Bovendien zijn ze ook vaak nog zo gepland dat je na de ene vergadering een half uur onproductief aan je bureau zit te wachten op de volgende vergadering.

4 tips om korter te vergaderen

  1. Installeer de Vergaderkosten app: wat kosten al die eindeloze vergaderingen wel niet aan productiviteit? Met de Vergaderkosten app voor iOs of Android, aangeraden door Bouke, reken je het zo uit. Stel een uurtarief in, start de timer en kijk aan het eind hoeveel er op de teller staat. Een tarief van tachtig euro per uur is echt geen gek bedrag. Vraag aan het eind van de vergadering of deze het geld waard was. Zo niet, dan moet er wat veranderen.
  2. Bekijk kritisch wie er uitgenodigd worden: kijk eens kritisch naar de deelnemerslijst en overleg met de voorzitter of al die deelnemers wel noodzakelijk zijn. Wordt er iemand uitgenodigd om één punt in te leiden? Dan hoeft die persoon echt niet de hele vergadering te blijven, zonde van de tijd. Stem dit wel goed af, zodat je geen scheve gezichten of ongemakkelijke situaties krijgt.
  3. Zorg voor een duidelijke agenda: neem op de agenda niet alleen de agendapunten op, maar ook het doel. Gaat het om informatievoorziening, meningsvorming of wordt er een besluit genomen? Voeg desnoods een tijdschema toe en laat de voorzitter een punt afronden als de tijd er bijna op zit.
  4. Stroomlijn de actielijst: waarom zou je pas tijdens de vergadering de actielijst updaten? Vraag van tevoren aan de deelnemers wat de status van hun acties is. Zo dwing je mensen na te denken over waar ze staan en wat de eventuele problemen zijn waar ze tegenaan lopen.

Nieuwe gewoontes aanleren

Veel productiviteitskillers komen voort uit ‘de macht der gewoonte’. Je doet iets al jaren, dus gaat het nu eenmaal zo. Dit veranderen kost tijd. Hoeveel tijd? Dat hangt maar net af van hoe groot de verandering is.

Kleine veranderingen heb je over het algemeen binnen een paar weken onder de knie. Voor grote veranderingen praat je eerder over maanden. Realiseer je dat je die eerste periode bewust bezig moet zijn met veranderen. Het gaat zeker niet vanzelf en zolang het geen ingebakken gewoonte verval je snel terug in oude patronen.

Jij hebt invloed op je productiviteit

Denk je nu, leuk en aardig al die tips, maar hier heb ik toch helemaal geen invloed op. Mijn manager of de afdeling waarvoor ik werk bepalen mijn agenda. Absoluut niet waar, je hebt juist veel invloed op je productiviteit. Jij bepaalt op welke mails je reageert, jij kiest ervoor om je op één taak te richten en jij kunt voor de vergadering alvast de actielijst updaten.

Soms lijkt de winst klein, maar een teamvergadering die iedere week tien minuten korter duurt levert op jaarbasis bijna negen uur tijdswinst op. Het vergroten van efficiëntie is vaak een zaak van veel kleine stapjes die samen veel winst opleveren.

Meer weten over productiever werken?

Wil je meer weten over productiever werken? Lees deze artikelen en ga aan de slag om je productiviteit te verhogen:

Zelf aan de slag met efficiënter werken? Volg één van de trainingen van Management Support:

Reageer op dit artikel