nieuws

De geheimen van Excel

Digitaal werken

De geheimen van Excel

De monden vielen open van verbazing toen trainer Dick van der Boor Excel automatisch hele kolommen liet invullen met de juiste gegevens. Het leek wel magie. Toch is de optie ‘flash fill’ al in Excel ingebouwd sinds 2013, maar de meeste deelnemers aan de bonustrack Excel Tips & Tricks tijdens de Management Support Workshopdagen kenden ‘m niet. Er werd dan ook gretig meegeschreven met de uitleg. En ‘flash fill’ was niet het enige geheim dat trainer Dick van der Boor prijsgaf.

“Je hoeft eigenlijk helemaal geen verstand te hebben van Excel om deze tips te kunnen gebruiken op je werk”, zegt Dick, die gespecialiseerd is in het volledige Office-pakket. Na een korte inventarisatie van de meest prangende Excel-vragen onder de aanwezigen, is de lijst met te behandelen onderwerpen klaar. Naast flash fill, gaat Dick nader in op de functie ‘opmaken als tabel’ en draaitabellen.

Opmaak als tabel

De belangrijkste tip die Dick meegeeft, is altijd de functie ‘Opmaken als tabel’ te gebruiken. Met deze functie wordt je tabel niet alleen mooier opgemaakt, maar worden bijvoorbeeld formules automatisch ingevuld voor de gehele kolom. Ook is de functie de basis voor het maken van handige draaitabellen. Kortom, altijd aanvinken.

Met een overzicht van schaatstijden van de Olympische Spelen laat Dick zien hoe je de functie aanzet. Om de tabel te selecteren ga je aan het begin staan en met ‘ctrl + shift + pijl rechts’ en vervolgens ‘ctrl + shift + pijl beneden’ selecteer je supersnel de gehele lijst. Onder de tab ‘Start’ zit het knopje ‘Opmaken als tabel’. Kies je favoriete kleur en stijl, en klaar is Kees.

Flash fill

In je vernieuwde, mooi opgemaakte tabel kun je de hulp inroepen van Excel om gegevens aan te vullen of te wijzigen. Dat gaat bijna vanzelf. In de lijst met schaatsers, bijvoorbeeld, staan de achternamen en voorletters van de schaatsers. Dick wil graag een nieuwe kolom met eerst de voorletters en dan de achternamen. Hij begint te typen in de kolom naast de tabel: Kramer, S. wordt S. Kramer. Hij typt de naam van nog een schaatser, waarna in het lichtgrijs hetzelfde wordt gedaan voor alle andere schaatsers. “Excel ‘ziet’ wat je wil doen en kan het voor je invullen”, zegt hij. “Door een druk op Enter is gelijk je hele lijst aangevuld.” Hij laat hetzelfde trucje zien met een lijst postcodes, die op allesbehalve consistente wijze zijn geschreven. Door een of twee keer het goede voorbeeld te geven, herkent Excel wat je wil doen en vult het automatisch aan. “Meestal gaat het goed, maar niet altijd”, zegt Dick. “Controleer dus altijd nog even de aangevulde lijst op fouten.”

Draaitabellen

Dick van der Boor op de Management Support Workshopdagen

Dick van der Boor

Door je gegevens te hebben opgemaakt als tabel, heb je automatisch een handige basis voor de zogenoemde draaitabellen. Wat voor tabellen?, vraag je je misschien af. Draaitabellen, dus. Superhandig om grote hoeveelheden gegevens te analyseren, zoals de salarisadministratie. Zorg ervoor dat je met de cursor in de salarisadministratie staat en klik op de tab ‘Invoegen’ en vervolgens op ‘Draaitabel’.

In de kolom die rechts in je venster verschijnt, kun je kiezen welke gegevens je in de draaitabel wilt hebben. Zo kun je makkelijk switchen tussen rijen en kolommen en verschillende zaken met elkaar vergelijken. “Het kan even wennen zijn om met draaitabellen te werken”, zegt Dick, “dus ik adviseer om het uit te proberen. Je originele tabel gaat nooit verloren als je in een draaitabel werkt, dus je kan volop experimenteren.”

Meer weten over draaitabellen maken?

Reageer op dit artikel