nieuws

Office 365, alle mogelijkheden en voordelen op een rij

Digitaal werken

Office 365, alle mogelijkheden en voordelen op een rij

Gebruik jij voor je werk al Office 365? Zo ja, ken je dan alle voordelen van dit softwarepakket? Waarschijnlijk niet. Heb je nog geen Office 365? Dan is de kans groot dat jouw organisatie binnen afzienbare tijd overstapt. In beide gevallen is het goed om Office 365 goed te leren kennen. Zo maak je optimaal gebruik van de software, werk je sneller, efficiënter en veiliger.

Wat is Office 365? 

Office 365 is een abonnementsdienst van Microsoft op de Microsoft Office-producten. Je kunt zowel zakelijk als privé een abonnement afsluiten op Office 365. In Office 365 vind je alle beschikbare Office-software van Microsoft. Dit is wel afhankelijk van je abonnement en de instellingen en toestemmingen die de IT-afdeling van jouw bedrijf heeft ingesteld. 

Ook alles uit Office 365 halen?

Ook alles uit Office 365 halen?

Wat vind ik in Office 365? 

Office 365 bevat alle Office-software van Microsoft. Via office.com vind je een overzicht van alle Office-software.

Je kunt hiermee direct in de cloud werken of een van de apps downloaden op je pc, tablet of telefoon. Het is aan te raden om de apps zoveel mogelijk te installeren op je apparaten, aangezien de online versies minder mogelijkheden bieden.

Grofweg zijn de apps in te delen in drie verschillende categorieën. 

1. The big five 

The big five zijn de vijf bekendste Office-producten van Microsoft: 

  1. Outlook (e-mail)
  2. Word (tekstverwerker)
  3. Excel (spreadsheets)
  4. PowerPoint (presentaties)
  5. OneNote (interactief notitieblok). 

2. Bestanden opslaan 

De tweede categorie Office-producten zijn de online opslagdiensten SharePoint en OneDrive. Waarom twee verschillende opslagdiensten? Eén is voor gedeeld gebruik binnen een bedrijf en de ander is voor jou persoonlijk. 

De namen maken in dit geval een hoop duidelijk, SharePoint is een plek (point) om documenten te delen (share). OneDrive is een opslagschijf (drive) voor jou alleen (one). Bestanden die je op SharePoint plaatst zijn toegankelijk voor iedereen binnen en buiten jouw organisatie die toegang heeft tot de map waarin je het bestand plaatst. Documenten in OneDrive zijn alleen voor jou toegankelijk, tenzij je ervoor kiest om deze te delen met anderen. 

 Overigens zijn er twee verschillende typen OneDrive, een zakelijke en een persoonlijke. De verschillen tussen beide hebben we al eerder op een rijtje gezet. 

3. De rest

Om de overige Office-software onder het kopje ‘de rest’ te scharen is misschien wat oneerbiedig, vooral omdat er heel handige apps tussen zitten. Een aantal van deze handige apps zijn: 

  • Teams: samenwerkingsapp waarmee je met anderen kunt overleggen, chatten en bestanden kunt delen. Microsoft zet zwaar in op deze app als toevoeging of zelfs vervanger voor e-mail. Daarnaast is Microsoft Teams een schil die over SharePoint heen gelegd wordt. Als je het vergelijkt met een auto is SharePoint de motor en Teams het dashboard met instrumenten om de motor goed te gebruiken. 
  • Flow: laat je werkprocessen en -stromen maken en automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat e-mailbijlagen automatisch opgeslagen worden in je OneDrive-account. Of stel pushmeldingen in die verstuurd worden zodra je een e-mail krijgt van een bepaald persoon. 
  • Formsmaak een formulier of quiz om informatie te verzamelen. Handig voor evaluaties van een evenement of het inschrijven voor het personeelsuitje. 
  • Delve: geautomatiseerd programma dat een overzicht geeft van de bestanden en personen die voor jou het meest relevant zijn. Microsoft maakt hierbij gebruik van Office Graph, een algoritme dat continu bekijkt wat jij doet in Office 365 en aan de hand van deze activiteit bepaalt welke bestanden het laat zien. 
  • Sway: biedt je de mogelijkheid om aantrekkelijke en interactieve rapporten, presentaties en persberichten te maken en te delen. 
  • Planner: planner voor taken als groep, vergelijkbaar met Trello en Slack. 
  • To-Do: persoonlijke takenlijstapp. Anders dan ‘Taken’ is deze app losgekoppeld van de Outlook-interface.  
  • Yammer: intern ‘sociaal netwerk’ waar je updates over je bedrijf/werk kunt delen, groepen met collega’s aan kunt maken en andere collega’s kunt volgen. 

Microsoft ziet Teams als toevoeging of vervanging van e-mail

Wat zijn  de voordelen van Office 365? 

Waarschijnlijk is een van de voordelen van Office 365 je wel duidelijk geworden door bovenstaande tekst: je hebt toegang tot een uitgebreid pakket aan Office-apps voor allerlei verschillende doeleinden.

De overige voordelen van het gebruik van Office 365 zijn: 

  1. Altijd up-to-date: met Office 365 heb je altijd toegang tot de nieuwste versies van Office-programma’s. Zo werk je nooit meer met een verouderde versie van Word, Excel, Outlook of welke app dan ook.
  2. Je bestanden altijd en overal bij je door cloudopslag. Of het nu gaat om je gedeelde bestanden in SharePoint, eigen bestanden in OneDrive of je e-mails, ze zijn altijd in de buurt. Met de mobiele apps zelfs op je telefoon. Krijg je onderweg een telefoontje van je collega die op zoek is naar bepaalde info? Vroeger moest je je wachtwoord afgeven en ze telefonisch door je mappenstructuur loodsen. Nu zet je iemand even in de wacht en duik je zelf in je OneDrive. 
  3. Overal bestanden bewerken dankzij de Office-apps. Niet alleen heb je altijd bestanden bij de hand, je kunt ze ook overal bewerken. Van alle Office-apps is wel een mobiele versie beschikbaar. Zo installeer je Word, Excel, Outlook of welke andere app moeiteloos op je telefoon. 
  4. Veiligheid boven alles. Sommige mensen staan sceptisch tegenover het opslaan van documenten in de cloud, maar het is toch echt veiliger dan documenten opslaan op je pc of de netwerkschijf. Bij Microsoft werken hele legers aan experts om de opslagdiensten SharePoint en OneDrive te beveiligen. Doe je zelf een duit in het zakje met een lastig wachtwoord en eventueel tweestapsverificatie, dan loop je weinig risico op een beveiligingslek. 
  5. Optimale samenwerking met je collega’s. Samen in hetzelfde document werken en tegelijkertijd chatten over wijzigingen maken het makkelijk om samen te werken met je collega’s. Ook het rondmailen van bestanden waarna er ontelbare versies ontstaan is verleden tijd. Mail gewoon de koppeling naar het SharePoint- of OneDrive-bestand en iedereen werkt in hetzelfde bestand. Ongewenste wijzigingen maak je snel weer ongedaan met versiebeheer.

Nog meer uit Office 365 halen?

Lees dan één van de volgende artikelen:

Training Office 365

Management Support biedt ook de training Haal alles uit Office 365 aan. Hierin leer je in één dag Office 365 optimaal gebruiken. Werk jij al met Office 365, of gaat jouw bedrijf binnenkort over? Pak die voortrekkersrol en zorg dat jij alles uit Office 365 haalt.

Reageer op dit artikel