nieuws

Stap over die Excel-angst heen, het is makkelijker dan je denkt

Digitaal werken

Stap over die Excel-angst heen, het is makkelijker dan je denkt

Excel heeft een zee aan mogelijkheden, maar weet jij ze te vinden? Drie experts vertellen waar je Excel het beste voor kunt inzetten, wat de onontdekte parels zijn en wat je vooral níét moet doen om prettig met Excel te werken.

“Excel is een stuk gemakkelijker dan ik had gedacht” is een veelgehoorde reactie tijdens de Excel-trainingen van Roel Peeters. “Cursisten zijn vaak verrast als ik ze in no time enkele toverkunsten uitleg.” Dick van der Boor, trainer bij AVK, ziet dat ook in zijn trainingen terug. “Managementassistenten hebben vaak een vrees voor getallen. Daardoor zien ze ertegen op om met Excel te werken. Met veel andere programma’s, zoals Outlook of Word, móét je werken. Excel kun je vermijden, waardoor je het programma niet leert kennen. Tijdens een training blijkt vaak dat die Excel-angst voor niets is geweest.”

Waar zet je Excel voor in? “Ik zou Excel vooral gebruiken om te rekenen”, zegt Roel. “Ik zie dat het programma ook veel gebruikt wordt voor het maken van lijsten. Maar daarvoor zou ik eerst kijken of er geen betere tool voorhanden is. Je kunt bijvoorbeeld ook kiezen voor Sharepoint-lijsten. Dit heeft als voordeel dat de gegevens daarmee sneller vindbaar zijn. In Excel kun je pas een zoekopdracht geven als het bestand geopend is. Bij Sharepoint-lijsten is dat niet nodig. Je geeft één zoekopdracht waarna alle lijsten in de hele organisatie doorzocht worden. Bovendien zijn Sharepoint-lijsten gemakkelijker te openen en te bekijken op je telefoon dan Excel. Ook zie ik dat Excel weleens gebruikt wordt voor het maken van takenlijsten. Daar zou ik Planner voor inzetten, omdat je daarmee sneller ziet wie, wat, wanneer moet doen.”

Dick ziet dat anders. Hij vindt Excel wel degelijk een prettig programma voor het maken van lijsten. “Het fijne van Excel is dat je daarmee gemakkelijk informatie uit die lijsten kunt filteren. Stel je hebt een voorraadlijst met duizenden producten. In twee muisklikken heb je een overzicht van de melkproducten die in een bepaald land verkocht worden. Ook is het prettig dat Excel goed samenwerkt met andere programma’s, zoals Exact. De gegevens in Excel zijn altijd te importeren of exporteren naar andere programma’s.”

Ook Monique van Ringelenstein, trainer en zelfstandig managementondersteuner, gebruikt Excel voor lijsten, bijvoorbeeld voor ledenlijsten, deelnemerslijsten voor kleinere events, vakantieoverzichten van teams of afdelingen en urenstaten. “Het voordeel van Excel is dat het gemakkelijk werkt. Voor de organisatie van een groot evenement huur ik een extern bureau in met een geavanceerd programma. Deelnemerslijsten voor kleinere events zet ik gewoon in Excel. Hiermee kan ik de gegevens gemakkelijk sorteren en filteren, bijvoorbeeld als ik wil weten wie er een dieet heeft, wie een parkeerplaats wil, of de kosten zijn voldaan en aan welke workshop de deelnemers willen deelnemen.”

Onontdekte parels in Excel

Excel heeft vaak meer te bieden dan veel mensen denken. Wat zijn de onontdekte parels die het gebruik zo gemakkelijk maken? “Ik vind de voorwaardelijke opmaak een handige tool”, zegt Monique. “Dat gebruik ik bijvoorbeeld voor het maken van vakantieoverzichten van teams of afdelingen. Vooraf stel je een kleur in bij een waarde die je typt. De cellen kleuren dan automatisch: bijvoorbeeld XX=groen en 00=oranje. Als de vakantie van een medewerker al bekend is, typ ik XX en de cel wordt automatisch groen. De cellen van de vakanties die nog niet definitief zijn blijven oranje, omdat ik daar 00 heb getypt. Zo heb ik in één oogopslag altijd een goed overzicht.”

Dick noemt het automatisch aanvullen van reeksen als handige tool die nog niet iedereen kent. “In veel data zit een patroon. Je hebt bijvoorbeeld in één kolom de voor- en achternaam van mensen staan. In de kolom daarnaast wil je alleen de voornamen plaatsen. Dit hoef je maar twee of drie keer te doen. Excel herkent dit patroon en vult de gegevens in deze hele kolom automatisch aan.”

Ook de snelle analyse is een handige tool die vaak over het hoofd wordt gezien. Dick: “Als je in Excel werkt, verschijnt er regelmatig een knop rechts onder de tabel. Klik daar eens op. Je zult zien dat daar allerlei handige tools in staan die voor deze tabel van toepassing kunnen zijn. Je hoeft daar dus niet meer naar te zoeken.”

Roel merkt dat er vaak onnodig veel tijd verprutst wordt met het printen van Excel-documenten. “Ik zie mensen met kolommen schuiven zodat alles op één pagina past. Dat is niet nodig. Er is één knop die dat allemaal voor jou regelt. Je klikt daarvoor op ‘afdrukken’ en daarna op ‘aanpassen’. In dat menu kun je kiezen of Excel de kolommen of de rijen aanpast, zodat alles op één pagina past.”

In veel gevallen worden werkbladen over meerdere pagina’s geprint. “Dan is het prettig dat de titels op alle pagina’s terugkomen”, gaat Roel verder. “Daarvoor klik je op ‘pagina-instelling’ en ‘afdruktitels’, of je klikt op ‘afdrukken’ en vervolgens ‘pagina-instelling’. Daarmee is ook dat geregeld.”

Vier extra Excel-tips

Hoe zorg je ervoor dat Excel prettig werkt? Experts Monique van Ringelenstein en Roel Peeters zetten enkele tips op een rij:

  1. Gebruik zo veel mogelijk kolommen
    “Zet bijvoorbeeld voornaam, tussenvoegsel en achternaam in aparte kolommen”, zegt Monique. “En heeft iemand een titel? Maak daar dan ook een aparte kolom voor aan. Zo kun je de gegevens op alle mogelijke manieren gebruiken en sorteren.”
  2. Gebruik grafieken
    Monique: “Data komen tot leven als je het mooi presenteert, bijvoorbeeld in een grafiek. In Excel heb je in een handomdraai een goede grafiek. Maak gebruik van die mogelijkheden.”
  3. Kies vaker voor ‘opmaken als tabel’
    Roel: “Met ‘opmaken als tabel’ kun je er eenvoudig voor zorgen dat een tabel er goed uitziet. Excel herkent zelf welke rijen of kolommen afwijkend zijn, bijvoorbeeld omdat hier gemiddelden in staan. Excel geeft die afwijkende kolommen of rijen een andere kleur, zodat het er al snel goed uitziet.”
  4. Vernieuw oude Excel-bladen
    Roel: “Sommige mensen werken met Excel-bestanden die voor 2010 zijn aangemaakt. Daardoor missen ze veel nieuwe functionaliteiten. Converteer dit oude bestand of sla het op als een xlsx-bestand. Daarbij gaan er geen gegevens verloren en zo kun je ook de nieuwe functionaliteiten gebruiken.”

Excel-formules verdwijnen

Het lastige aan Excel is dat er ook weleens wat misgaat. Formules verdwijnen of het programma doet dingen die je niet wilt. “Dat overkomt je vooral als je een sheet met veel formules deelt met je collega’s”, is Roels ervaring. “Dan gaan er namelijk mensen met de sheets werken die de onderliggende formules niet kennen of niet begrijpen. Je kunt dit voorkomen door het document te beveiligen met een leeswachtwoord. Hiermee geef je precies aan welke rijen of kolommen door anderen bewerkt mogen worden. Zo kunnen ze de benodigde gegevens invullen en de hele sheet zien, zonder dat je het risico loopt om gegevens of formules te verliezen.”

Dick merkt dat de complexiteit van Excel er soms voor zorgt dat mensen bang zijn om iets fout te doen, waardoor ze minder experimenteren. “Dat is zonde, want je leert het snelst door het gewoon te doen. Dus: neem de tijd om te oefenen. Maak er desnoods een uurtje voor vrij. En stel vragen aan collega’s die het programma wel goed kennen.”

Bereid je voor op de toekomst

Bereid je voor op de toekomst

Roel zegt dat de complexiteit er bovendien voor zorgt dat ervaren gebruikers de simpele, kortere routes niet leren. “Ik begin een training voor gevorderden altijd met het opfrissen van de basisvaardigheden. Vaak hoor ik de cursisten dan al gniffelen, want zij kennen alle basisformules uit hun hoofd. Dit is logisch, want al die ingewikkelde formules van dertig jaar geleden werken nog steeds. Gevorderde gebruikers zien daardoor niet dat het ook sneller en gemakkelijker kan. Tijdens de training merken ze dat een uitleg over de basisvaardigheden toch wel leerzaam is.”

Monique zegt tot slot dat het belangrijk is om de programma’s te gebruiken die het meest geschikt zijn voor wat je ermee wilt doen. “Ik zie soms mensen handmatig tabellen maken in Word, PowerPoint of OneNote. Excel is een rekenprogramma. Voor alleen tabellen en grafieken adviseer ik Excel te gebruiken. Heb je meer tekst en gebruik je Word of OneNote, dan voeg je een Excel-werkblad in. Je kunt dan achteraf de gegevens ook weer bewerken.”

Andersom ziet ze ook dat mensen Excel soms gebruiken voor het typen van teksten, bijvoorbeeld bij het notuleren. “Dat is niet handig. Excel is geen tekstverwerkingsprogramma. Voor het typen van verslagen zou ik kiezen voor Word. Dat is daar geschikter voor.”

Meer tips voor Office-programma’s?

Productiever en veiliger (samen)werken met Microsoft Office 365: de gratis whitepaper Office 365 en de assistent is specifiek voor de managementondersteuner geschreven.

Met Office 365 heb je altijd de laatste versie van Office bij de hand. Bovendien is het Office 365-pakket enorm uitgebreid. Zo uitgebreid, dat je er makkelijk in verdwaalt. Wij zetten een paar handige tips op een rij.

Verder werken aan jouw Office-vaardigheden? Volg de eendaagse cursus ‘Haal alles uit Office 365’ of de specifieke Excel-workshop Excel: tips en tricks.

Reageer op dit artikel