nieuws

PA Yasmine Ragheb over automatisering en AI: ‘Verdiep je in de ontwikkelingen’

Digitaal werken

PA Yasmine Ragheb over automatisering en AI: ‘Verdiep je in de ontwikkelingen’
Yasmine Ragheb. Foto: Cor Salverius / Dijkstra

Technologie neemt steeds meer taken uit handen, maar dat kun je beter omarmen dan vrezen, zegt Personal Assistant Yasmine Ragheb. “Ik heb in de afgelopen anderhalf jaar meer geleerd dan in mijn hele carrière daarvoor.”

Naam: Yasmine Ragheb
Functie: Personal Assistant
Bedrijf: Headroom Assistance

“Ik werk sinds februari 2018 bij Headroom Assistance. Wij bieden Personal Assistance as a Service, oftewel: ondernemers nemen bij ons een abonnement op een PA-service. We richten ons op de moderne ondernemers die vaak niet meer 40 uur per week iemand naast zich nodig hebben. Bij ons kunnen zij gebruikmaken van de service die ze nodig hebben. Dat kan de ene keer 10 uur zijn en de andere keer 20 uur. Als het heel druk is, schakel je ons bijvoorbeeld vaker in dan wanneer je op vakantie bent. Verder gaat de service bij ziekte en vakantie gewoon door, het werk ligt nooit stil. Dat is voor de ondernemer van nu ook vaak een must.

Het is heel veelzijdig en afwisselend werk, geschikt voor mensen met allerlei verschillende achtergronden. Zelf heb ik hiervoor vooral in projectmanagement gewerkt. Ik had nog geen ervaring als PA, maar in anderhalf jaar ben ik doorgegroeid tot senior PA en inmiddels leid ik zelf mensen op.”

Werken op afstand

“Ik werk vaak vanuit ons kantoor aan de Herengracht in Amsterdam, maar ik kan werken waar ik wil. Omdat ik op afstand werk van de ondernemers die ik assisteer, kan ik ook vanuit huis werken. Af en toe zit ik bij de ondernemer op kantoor omdat ik het leuk vind om elkaar wel persoonlijk te kennen. Veel van onze opdrachtgevers werken zelf ook op die manier en hebben veel werknemers die op afstand werken. Dat is echt iets van deze tijd.

Momenteel werk ik voor zes verschillende ondernemers. Waaronder onder andere Usabilla, een technologiebedrijf dat dit jaar voor 80 miljoen dollar is overgenomen door SurveyMonkey. Het werk voor alle ondernemers loopt door elkaar heen, ik werk dus niet op bepaalde dagen alleen voor bepaalde klanten. Bij Headroom hebben we een systeem ontwikkeld waarin we dit goed uit elkaar kunnen houden en prioriteiten kunnen stellen.”

Verschillende tools

“Technologie speelt een steeds grotere rol in ons werk. We zoeken altijd naar tools die het werken op afstand nog gemakkelijker en efficiënter maken. We kunnen steeds meer doen in steeds minder tijd. Omdat we met zo veel verschillende ondernemers werken, werken we ook met veel verschillende tools. Daarnaast adviseer ik de ondernemers ook welke tools ze het best waarvoor kunnen gebruiken. Ik geef daar ook trainingen in die ik zelf heb ontwikkeld, bij zowel Headroom als bij de ondernemers op kantoor.

Een van de belangrijkste tools die we gebruiken is Trello, een app om je to-do’s bij te houden en prioriteiten te stellen. We gebruiken zo’n beetje alle functionaliteiten die Trello biedt. Verder gebruik ik onder andere chat-app Slack, projectmanagement-tool Asana, nieuwsbrievendienst MailChimp en Pipedrive om sales bij te houden.”

Sparringpartner

“In het eerste halfjaar volg je onze Headroom Academy. Dit gaat deels over het PA-vak, maar ook over hoe je als PA een adviesrol kan aannemen en sparringpartner wordt voor de ondernemer. Daarom heb ik ook geen angst om vervangen te worden door kunstmatige intelligentie. Er blijft een groot aspect van menselijk werk bij kijken. Daarnaast geeft de ondernemer gewoon een groot deel van zijn leven uit handen, dat kan niet allemaal door technologie worden overgenomen. Als PA en ondernemer heb je nauw contact met elkaar en denkt de PA creatief mee over bijvoorbeeld timemanagement op een manier die ik kunstmatige intelligentie niet zie doen.

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

We maken bijvoorbeeld wel vaak gebruik van de toepassingen van Google, deze zijn heel handig op het gebied van inbox- en agendabeheer. Ondernemers hebben er geen omkijken meer naar, maar wij ook niet voor een deel, vanwege slimme methodieken zoals automatische tijdzones en herhalende afspraken. In Trello kun je ook zaken herhalen, zodat je jezelf daar niet aan hoeft te herinneren.

Ik heb wel gehoord van virtual assistants die echt volautomatisch communiceren en afspraken inplannen, maar daar maken wij bewust geen gebruik van. Wij willen echt op die adviesrol zitten en ondernemers helpen met het behalen van hun doelen. Als een ondernemer aangeeft even met de kinderen te zitten, of van afspraken af wil omdat hij meer strategisch bezig wil zijn, dan kunnen wij bepalen bij welke afspraken hij wel en niet nodig is. Dat soort analyse kan niet door een computer worden overgenomen.

Iedereen die in managementondersteuning werkt, zou er goed aan doen om zich in technologische ontwikkelingen te verdiepen. Ik heb in het afgelopen anderhalf jaar meer geleerd bij Headroom dan tijdens mijn hele carrière daarvoor.”

Meer over kunstmatige intelligentie:

Voorlopig hoef je je als managementondersteuner geen zorgen te maken dat humanoids je baan inpikken. Maar om jezelf toekomstbestendig te maken, is het belangrijk goed gebruik te maken van nieuwe technologie én je menselijke kanten optimaal te ontwikkelen.

Bedreigt kunstmatige intelligentie jouw baan, of is er niets te vrezen? We testten hoe vervangbaar je al bent in een gesprek met Mitsuku, winnaar van de Loebner Prize voor meest realistische chatbot.

Klaar om jezelf toekomstbestendig te maken? Bezoek het opleidingenplatform van Management Support, met bijvoorbeeld de workshopdagen POWER Maximaal digitaal en POWER Brein.

Reageer op dit artikel