Wat doen we met een brief of een pakketje? De inhoud uit een envelop of een doos bezorgen we op de plek binnen de organisatie waar die hoort. Het moet immers bij een bepaalde dienst of persoon terechtkomen. Vervolgens wordt het daar gearchiveerd en kan iedereen het daar vinden.

Een e-mail is digitale post en gaat vaak niet één richting uit, maar wordt in veelvoud verspreid in de organisatie.

Het (verkeerde) voorbeeld van agendastukken en notulen

Als de notulen klaar zijn, worden zij naar alle deelnemers van de vergadering gestuurd. Dat betekent belasting op het netwerk. De meeste gebruikers slaan de e-mail mét bijlage op in een persoonlijke e-mailmap. Dat betekent tijdverlies én gebruik van serverruimte. Vervolgens worden notulen én vergaderstukken ook nog eens in de afspraak gezet. Wéér extra ruimte en nog meer versies van dezelfde documenten in dezelfde organisatie.

Waarom niet gewoon een hyperlink in het e-mailbericht in de afspraak zetten? Een link die verwijst naar de locatie op de netwerkschijf of SharePoint-site waar deze notulen (of de vergaderagenda) staan. De ontvanger hoeft alleen maar op de hyperlink te klikken om de notulen te openen. Je deelt hiermee het document, je mailt het niet.

Kopieer het pad naar de locatie.

Hyperlink naar map op netwerkschijf

Is het voldoende om enkel de weg te wijzen naar de map waar de documenten staan? Bijvoorbeeld de map met de stukken van een bepaalde vergadering? Of de map met de projectdocumenten? In dat geval moet je de koppeling ophalen naar de locatie van deze map op de netwerkschijf:

Selecteer in je Windows Verkenner de map (of een document in deze map). De locatie wordt aangegeven in de balk bovenin.
Klik achteraan in het vak met de padnaam. Het pad verschijnt en is meteen geselecteerd.
Kopieer dit pad.
Ga naar de mail, de afspraak (of een document) en plak dit pad erin. In het voorbeeld wordt dat: C:\users\Roel\Documents. Dit is wel duidelijk voor de ontvanger. Maar het is nog geen hyperlink waar hij/zij op kan klikken. Daarom kun je deze stap beter overslaan en meteen kiezen voor stap 5:
Klik met rechtermuisknop op de plek waar je het pad wilt invoegen en kies ‘Koppeling’
Plak vervolgens het pad (dat nog steeds ongemerkt in je klembord zit) in het adresvak en klik op OK.

Via ‘koppeling’ kun je een hyperlink invoegen.

Voer de locatie in.

Hyperlink naar document op netwerkschijf

Wil je een link maken naar een specifiek document? Dan is het niet handig om dat eerst te zoeken in je Windows Verkenner.

Ga naar de plek waar je de link wilt invoegen (een e-mail, agendaverzoek, document).
Klik met de rechtermuisknop en kies voor ‘Koppeling’.
Klik in het pop-upvenster op het plaatje dat verwijst naar je Windows Verkenner. Tip: je ziet in dit scherm ook een knop die naar je recente bestanden wijst. Die is in sommige gevallen sneller.
Zoek in je Verkenner naar het bestand, selecteer het en klik op OK.
De hyperlink staat nu klaar en is aanklikbaar.

Let erop dat de ontvanger toegang moet hebben tot deze locatie. Anders is dit een ‘dode link’.

Zoek de locatie in je Windows Verkenner.

Selecteer het bestand.

Pimp je hyperlink

Een hyperlink is meestal veel te lang. In plaats van deze zomaar in een bericht te plakken kun je deze beter koppelen aan een woord of zin. Dat kan op twee manieren:

Werkwijze 1
Selecteer het woord of de zin waaraan je een hyperlink wilt koppelen. Kies in het Lint voor Invoegen >> Hyperlink. Het woord of de zin staat reeds in het vak. Ga nu via de mappen in de Verkenner op zoek naar het document (of de map). Vervolgens wordt de route ernaartoe ingevuld.

Werkwijze 2
Selecteer het woord of de zin. Klik met de rechtermuisknop op de selectie. Kies voor ‘Hyperlink’ en voer hetzelfde uit als hierboven.

Meer softwaretips van Roel Peeters

Kom jij na het brainstormen om in de vol gekladderde papieren? Met de Whiteboard-app van Microsoft kun je creatief blijven brainstormen én de digitale notulen op orde houden.

Naast de Outlook-taken en de Office 365-app Planner ontwikkelt Microsoft een derde tool voor taakmanagement: To Do. Een simpele naam voor een app die doet wat hij moet doen: al je persoonlijke taken verzamelen.

Roel Peeters schreef ook een serie over de zeven mindswitches die een medewerker én het team dienen te maken om relaxed het beste te halen uit een Office 365-omgeving.