1. Geef zelf het goede voorbeeld!

Print geen notulen of agenda meer uit voor de hele afdeling en mail ze ook niet meer rond. In plaats daarvan informeer je iedereen wáár ze die kunnen vinden op de schijf.

2. Kijk kritisch naar je eigen mappenstructuur.

Digitale chaos is net zo erg als papieren chaos; maak regelmatig schoon schip tussen alle conceptversies en oude meuk.

3. Maak afspraken over de naamgeving van documenten.

Bijvoorbeeld voorafgegaan door de datum (jaar-maand-dag, dus 20150614) en de initialen van de maker. Zo sorteer je op datum én naam tegelijk.

4. Ontwerp een standaardsetje mappen voor (klant)projecten.

Medewerkers kunnen dat dan steeds dupliceren als ze een nieuw project starten. Het overnemen van elkaars taken en het samenwerken in mappen is daardoor eenvoudiger.

5. Neem afscheid van je ordners.

Kijk kritisch naar wat er allemaal aan ordners staat. Is dat echt in papieren vorm nodig? Is het erg veel, doe dan één ordner per week. Scan wat je (nog) niet digitaal hebt; gooi de rest weg.

Tijdens de online Workshopdagen in augustus volg je trainingen als ‘Slimme werkgewoontes anno 2020’. Bekijk het programma met maar liefst 50 workshops en meld je aan!

6. Promoot digitale post; uitgaand en inkomend.

Werkt je organisatie al met een DMS-systeem? Overleg met afdelingen zoals Facilities, Archief of DIV (Documentaire Informatievoorziening) over hoe jullie organisatie digitaler kan werken.

7. Bekijk de mogelijkheden van digitale notitieboeken.

Hierin is Evernote de ongekroonde koning; dit online digitale notitieboek synchroniseert je informatie overal (pc, tablet, smartphone), of het nu tekst, beeld of een opname is.

8. Gebruik sneltoetsen en win tijd.

Met toetsencombinaties ben je sneller klaar met typen. Een programma als Fingertips maakt je eigen combinatie, maar je vindt op internet makkelijk overzichten van sneltoetscombinaties. Bijvoorbeeld op www.sneltoetsen.com.

9. Probeer dicteerapps.

Op je telefoon of tablet kun je met dicteerapps als Dragon Dictation, Voice Dictation en Kool gesproken tekst razendsnel omzetten in geschreven tekst. Handig in de auto of trein als je geen tijd hebt om te schrijven, maar ook als je een goede formulering invalt onder het werken in een ander document.

10. Werk samen op een projectmanagementbord.

Trello is een grote naam hierin. Het is een online prikbord met drie kolommen: te doen, bezig en gedaan. Je kunt zelf onderdelen schuiven tussen de kolommen, of reageren op elkaars taken (met vragen of opmerkingen).

Meer weten?

Tijdens de online Workshopdagen in augustus verzorgt Karen Visser de workshop ‘Slimme werkgewoontes anno 2020′.

Lees ook:

Ondersteuners moeten vaker reflecteren op de keuzes die ze maken, zegt Karen Visser. Ze noemt drie vragen die jij jezelf kunt stellen tijdens zo’n reflectiemoment.

Karen heeft ook adviezen om meer grip op je werkweek te houden, vooral als je veel vanuit huis werkt. Meer grip op je thuiswerkweek? Meten, meten, meten.

Karen zet mensen aan tot verandering van hun werkgewoontes. Dat is net zo lastig als het veranderen van eetgewoontes: een hele kluif!