De tijd is voorbij dat de notulist met kramp in de vingers complete verslagen schreef. De moderne notulist gebruikt een laptop, tablet of zelfs smartphone. Tekstverwerkingsapps vergemakkelijken digitaal notuleren. Daarbij is kernachtig formuleren de nieuwe norm, een lijst met actiepunten volstaat. Bovendien verandert de rol van de notulist van uitvoerder naar een adviseur die de vergadercultuur proactief beïnvloedt.

Marjolein de Jong traint al meer dan twintig jaar notulisten voor Management Support. In 2015 schreef ze het boek Notuleren, zó doe je dat! Maar de ontwikkelingen gaan snel. Daarom heeft Marjolein nu een update van haar boek gemaakt. De drie hoofdstukken belichten de rol van de notulist achtereenvolgens voor, tijdens en na de vergadering. We bespreken de nieuwste ontwikkelingen met als leidraad de hoofdstukken van het boek.

1. Bereid je goed op de vergadering voor

Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker ook voor notuleren, weet Marjolein. “Een notulist is doorgaans geen inhoudelijk specialist. Vooraf goed inlezen is essentieel om tijdens de vergadering de essentie te kunnen pakken. Daarbij is het contact met de voorzitter cruciaal. De voorzitter bepaalt immers het verloop van de vergadering. Als het doel van een agendapunt voor jou niet helder is, vraag het dan vooraf aan de voorzitter. Zo heb je focus tijdens het notuleren.”

Pamela de Vries nam deel aan een notuleercursus van Marjolein. Als personal assistent van de directeur van een woningcorporatie is notuleren een belangrijk onderdeel van haar werk. Ze onderschrijft het belang van een goede voorbereiding. “Ik lees me in, zeker als ik niet veel weet over het onderwerp. Ik weet meestal waar een vergadering in essentie om draait. Daardoor notuleer ik ontspannen.”

2. Maak digitale aantekeningen

Pamela denkt enigszins geamuseerd terug aan het jaar 2003, waarin ze begon met notuleren, met pen en papier. “Ik schreef letterlijk op wat deelnemers zeiden, met naam en toenaam, dat leverde ellenlange verslagen op.” Lachend: “Ik had echt kramp in mijn handen van het schrijven.” Een jaar later experimenteerden sommigen met digitaal notuleren. Pamela ging mee met de voorhoede. “Aanvankelijk moest ik een drempel over. Wat als de laptop uitvalt? Kan ik de gesprekken typend bijhouden? Ik waagde een experiment met de laptop. Ik was meteen om, sindsdien notuleer ik digitaal. Ik typ nu sneller dan ik schrijf. Ik notuleer kernachtiger, maak lijstjes met actiepunten. Dat is zo veel krachtiger.”

[intermezzo:1]

Marjolein treft nog sporadisch een cursist die met pen en papier notuleert. Het merendeel gebruikt laptop of tablet, en zelfs de mobiele telefoon. “Sommige organisaties houden nog vast aan pen en papier. Die probeer ik over de streep te trekken. Als je schrijft op papier, moet je nadien alles digitaal invoeren, dat kost tijd. Digitaal notuleren is veel efficiënter. Bovendien, tekstverwerkingsapps vergemakkelijken digitaal notuleren. Zo biedt Office 365 van Microsoft een compleet officepakket voor het werken aan documenten, spreadsheats en documentatie. De app heeft een brede ondersteuning van clouddiensten, waaronder OneDrive en SharePoint. Digitaal notuleren was nog nooit zo efficiënt.”

Pamela deed het ruim vijftien jaar geleden al uit zichzelf: kernachtig notuleren. Daarmee liep ze op de troepen vooruit. Het nieuwe notuleren beperkt zich tot keypoints. Marjolein: “Je beperkt je tot de essentie. Het maakt doorgaans niet meer uit wie wat zegt. Notulen zijn meestal lijsten met actiepunten en afspraken, overzichtelijk en meteen toepasbaar. Een projectgroep die ’s ochtends vergadert, wil ’s middags met de actiepunten aan de slag.

Uitzonderingen zijn vergaderingen met meerdere partijen. Dan moeten de afzonderlijke standpunten vermeld staan. Maar de meeste vergaderingen zijn binnen teams die consensus zoeken.”

Durf te interrumperen

Vergaderingen verlopen soms chaotisch. Voor de notulist een uitdaging om de essentie te vangen. Wat als je de rode draad kwijt bent? Trek dan meteen aan de bel, zegt Marjolein. “Als notulist heb je rechten, maak daar gebruik van. Vraag gerust aan de voorzitter: welke discussie moet ik nu volgen? Zo ook bij de afronding, als de voorzitter de afspraken van het besproken punt niet duidelijk heeft benoemd. Vraag dan: ‘Wilt u de afspraken herhalen?’

“Interrumperen is een drempel. Daarom is het belangrijk van tevoren afspraken te maken met de voorzitter: ‘Vindt u het goed dat ik aan de bel trek als ik het niet begrijp?’ Ik train mijn cursisten om daarin mondiger te worden. Zo verschuift de rol van de notulist van louter uitvoerend naar adviserend. Je oefent invloed uit op het vergaderklimaat.”

Van interrumperen ligt Pamela al lang niet meer wakker. “Als ik niet zeker ben of ik de juiste informatie notuleer, onderbreek ik de vergadering en vraag wat relevant is. Maar vaker gebeurt het dat ik achteraf aan de voorzitter vraag of ik het goed heb begrepen. Daar heb ik geen problemen meer mee. Net zoals ik niet meer bang ben dat mijn laptop uitvalt tijdens een vergadering. Dat is slechts één keer gebeurd.” Lachend: “Ik werd niet zenuwachtig, maar wel ontzettend boos op het apparaat.”

Digitaal vergaderen

Vergaderen via een beeldscherm heeft de afgelopen jaren zijn intrede gedaan. In coronatijd is digitaal vergaderen de norm. Skype, Skype for Business en Microsoft Teams verbinden teams op afstand. Pamela notuleert nu al wekenlang via Microsoft Teams. “De eerste keer vond ik spannend. Kan ik iedereen wel verstaan? Maar het werkt goed. Het vergt discipline van de voorzitter. Het microfoontje van de deelnemers gaat alleen aan als iemand wil spreken, dat regelt de voorzitter. En als iemand spreekt, zie ik de naam in beeld.

“Maar notuleren op afstand is wel intensiever. Als mijn aandacht even niet bij het scherm is, ben ik de draad kwijt. Zeker omdat ik de lichaamstaal van de mensen niet zie en geen oogcontact kan maken. Alertheid is vereist. Soms ontgaat me iets, daar schaam ik me niet voor. Dan zeg ik: ‘Sorry, ik heb iets gemist, kunt u dat laatste herhalen?’ Assertiviteit is belangrijk.”

3. Werk je notulen snel uit

Marjolein adviseert om aantekeningen snel uit te werken en op te slaan in de cloud. “Kort na de vergadering heb je het verloop nog helder voor ogen. Daarbij is digitaal archiveren niet meer weg te denken. Als je de notulen opslaat in de cloud, kun je vanaf elke plek eraan verder werken. Dropbox, SharePoint, Google Drive en OneDrive maken archiveren gemakkelijk.”

Digitaal notuleren en archiveren biedt ook ruimte om te spelen met layout. Pamela kwam tijdens de cursus van Marjolein tot nieuwe inzichten. “Op mijn werk hanteren we een traditionele layout, waarbij de namen van de deelnemers prominent bovenin staan. Dat neemt veel ruimte in. Tijdens de cursus ontdekte ik dat je de basisinformatie ook in de koptekst kunt plaatsen of in een kolom links naast de tekst. Daar ga ik mee experimenteren. Dat scheelt een halve pagina tekst. Hoe bondiger de notulen, hoe beter.”

Lees ook:

Marjolein de Jong traint al jarenlang notulisten. In de update van haar boek Notuleren, zó doe je dat! geeft ze notulisten handvatten in een snel veranderende wereld.

Je kunt in Microsoft Teams onder andere chatten, bellen en een videovergadering houden. Lees hoe je een online vergadering organiseert in Microsoft Teams.

De coronacrisis leidt tot versnelde digitalisering en automatisering van taken. Die verwachting spreken ondersteuners uit in een grootschalig onderzoek van Management Support.