Andres Mol is trainer en projectadviseur bij AVK Training & Coaching.

Welke digitale vaardigheid is het meest schaars onder managementondersteuners?

“De grootste bottleneck, merk ik tijdens trainingen, is dat veel mensen niet bekend zijn met de technologieën en tools die beschikbaar zijn om hun werk stukken gemakkelijker te maken. Nog groter is de frustratie als ondersteuners ze wél kennen, maar ze niet beschikbaar worden gesteld door hun werkgever.

De gemiddelde medewerker, en managementondersteuners in het bijzonder, willen heel graag digitaal kunnen samenwerken. Maar vaak krijgen ze dingen te horen als ‘ICT zegt dat het niet kan’ of ‘dat zien we niet zitten’. Mijn reactie, een beetje prikkelend, is dan vaak: ‘Goh, dus we kunnen wel met een raket naar de maan, maar niet samenwerken via digitale platformen.’

Het kan natuurlijk wel, maar uit onkunde gaan mensen roepen dat het onmogelijk is of dat het niet veilig is. Dat is zonde.”

Kunnen managementondersteuners iets doen om dit toch op de agenda van het bestuur te krijgen?

“Je moet ICT en leidinggevenden aan tafel krijgen en laten zien welke winst ermee te behalen valt. Dan valt er vaak wel een kwartje en willen ze er meer over weten. Dan willen ze ineens weten waarom andere organisaties het wel hebben en zij niet.

Uit onderzoek onder 8.400 werknemers blijkt dat millenniumkinderen een goede werk-privébalans heel belangrijk vinden. Zij zijn nu 20 en stromen de komende tien jaar massaal de arbeidsmarkt op. Je kunt daar als werkgever dus maar beter het juiste werkklimaat voor creëren. Je moet werknemers in staat stellen om flexibel en plaatsonafhankelijk te werken. Digitale samenwerkingsplatforms zijn daar een belangrijk onderdeel van.”

Zijn er nieuwe ontwikkelingen op dit gebied waar we in 2020 of 2021 al mee te maken krijgen?

“We zien de Google Assistant op veel meer plekken in gebruik worden genomen. Die kan afspraken voor je maken. Vervolgens komt Google Duplex eraan. Dat moet nog vanuit de VS overwaaien. Duplex neemt het hele proces van afspraken maken uit je handen en neemt dus zelf contact op met andere organisaties om deze volautomatisch in te plannen.

[intermezzo:1]

Op techbeurs CES zag je dit jaar ook al de nodige virtuele assistenten, zoals Ballie van Samsung. Als managementondersteuner moet je je dus afvragen wat je moet doen om bij te blijven in je vakgebied. Moet ik me nog wel concentreren op die 120 aanslagen per minuut, of moet ik leren om met die tools te werken zodat ik me zelf op andere zaken kan toeleggen?”

Je behandelt in jouw trainingen ook zaken als virtual reality, augmented reality en de HoloLens. Staan die vindingen niet ver van de werkvloer?

“Nee hoor. Een van de grootste advocatenkantoren in Nederland heeft de Microsoft Services Hub al staan. Dat is een groot scherm met camera’s die gezichten herkent en mensen inlogt, aantekeningen voor ze maakt en taken voor ze in Outlook zet als die tijdens een vergadering worden toegewezen. Heel cool allemaal, en organisaties in Nederland maken hier dus al gebruik van.”

Er zijn waarschijnlijk wel de nodige privacyvraagstukken om rekening mee te houden.

“Zeker. Ik geef ook AVG-trainingen en krijg altijd te horen dat die wetgeving voor onrust en onzekerheid zorgt. Mensen hebben regelmatig het gevoel dat ze gegevens behandelen op een manier die niet mag, maar kennen de wetgeving niet goed genoeg om het zeker te weten.”

Voor werknemers die het voortouw nemen bij digitale innovatie wordt nu de term digicoach gebruikt. Wat houdt die rol precies in?

Andres Mol

“Er loopt in iedere organisatie wel iemand rond die andere mensen mee kan krijgen en in beweging kan laten komen. Die zijn vaak ook meer digitaal geletterd en

weten wel van dingen als smartwatches en Fitbits. Zij proberen anderen op een leuke manier mee te krijgen. Niet door te zeggen ‘we gaan veranderen’, maar met ‘we gaan verbeteren’. Met hun enthousiasme zijn ze in staat om weerstand weg te halen en ook anderen te overtuigen van de voordelen van digitalisering.”

Jij vindt dat managementondersteuners in het bijzonder goede digicoaches zijn. Waarom is dat?

“Managementondersteuners krijgen op de werkvloer alle signalen mee van zowel directe collega’s als het management. Als er een jonge manager binnenkomt die digitaal heel vaardig is, kan hij het lastig vinden om bepaalde dingen te vertalen naar zijn team. Ondersteuners weten wat er speelt op de werkvloer en hoe ze met collega’s moeten praten. Zij zijn vaak heel goed in staat om die vertaalslag te maken.”

Veel organisaties zullen de digicoach nog niet expliciet als rol hebben aangewezen. Hoe kun je daarvoor zorgen als je die functie ambieert?

“Je moet iets concreets aan je manager kunnen voorleggen: ‘Als we dit product gaan gebruiken, waar ik inmiddels best wat van afweet, dan gaan onze processen straks 8 procent sneller.’ Dan krijg je ogen geopend en kun je vervolgens om verdere training vragen en de rol van digicoach voor jezelf opeisen.”

Lees ook:

Onze serie ‘Het veranderende secretariaat’ schetst de belangrijkste ontwikkelingen en de rol die jij als managementondersteuner kunt spelen.

Sabine Averdonk kwam op Facebook een opleiding tot virtual assistant tegen. Het leek haar te mooi om waar te zijn. ‘Ik dacht dat het een hoax was.’