vraag & antwoord

Kan ik ervoor zorgen dat afspraken in de agenda’s van mijn collega’s ook in een centrale agenda komen?

Digitaal werken

Dit is de enige manier die we kunnen  bedenken is de volgende. Allereerst moet één persoon de centrale agenda bijhouden.Je moet door systeembeheer een mailaccount aan laten maken met de naam ‘centrale agenda’. Vervolgens moeten alle collega’s gemachtigd worden om in deze agenda te kunnen kijken (niet om wijzigingen in aan te brengen, dat kan […]

Dit is de enige manier die we kunnen  bedenken is de volgende. Allereerst moet één persoon de centrale agenda bijhouden.
Je moet door systeembeheer een mailaccount aan laten maken met de naam ‘centrale agenda’. Vervolgens moeten alle collega’s gemachtigd worden om in deze agenda te kunnen kijken (niet om wijzigingen in aan te brengen, dat kan alleen de beheerder. Let dus op dat je de machtiging goed instelt). Als je niet weet hoe je een machtiging moet instellen, kun je dat opzoeken in de helpfunctie van Outlook (je moet o.a. met je rechtermuisknop op de map gaan staan, dan naar ‘eigenschappen’ en dan de personen selecteren en hun specifieke machtiging kiezen).

Wanneer iemand nu een afspraak maakt met een andere collega (intern dus), dan moet hij/zij dat altijd doen d.m.v. een vergaderverzoek. Naast de uitgenodigde personen moet hij/zij dan ook de ‘centrale agenda’ een uitnodiging sturen. Degene die de centrale agenda bijhoudt ontvangt dan het vergaderverzoek en accepteert het, zodat het automatisch in de centrale agenda komt te staan. Heeft iemand nu een afspraak met iemand extern of gaat zelf weg, dan wordt het wat lastiger. De betreffende collega moet de afspraak dan altijd in de vorm van een vergaderverzoek invullen waarbij hij/zij de  ‘centrale agenda’ ook voor de afspraak uitnodigt, zodat de beheerder die kan accepteren, waardoor de afspraak automatisch in de centrale agenda komt te staan.

Belangrijk is dat er maar één persoon is die de centrale agenda beheert, en als enige bevoegd is om wijzigingen aan te brengen. Collega’s kunnen beter alleen inzage hebben en geen wijzigingsbevoegdheid, anders wordt het vaak een rommeltje.

Reageer op dit artikel