vraag & antwoord

Wat zijn de voordelen van een agenda in Outlook tegenover een papieren agenda?

Digitaal werken

Met Outlook kun je veel meer, zoals afspraken voorstellen en meteen invoeren in de agenda. Het is allereerst verstandig duidelijke afspraken te maken met je manager over het bijhouden van de agenda. Doet hij/zij het zelf of geeft hij/zij alles aan jou door zodat jij het in de agenda kan zetten? Zonder goede afspraken werkt […]

Met Outlook kun je veel meer, zoals afspraken voorstellen en meteen invoeren in de agenda. Het is allereerst verstandig duidelijke afspraken te maken met je manager over het bijhouden van de agenda. Doet hij/zij het zelf of geeft hij/zij alles aan jou door zodat jij het in de agenda kan zetten? Zonder goede afspraken werkt een Outlook-agenda niet goed.

Als je duidelijke afspraken gemaakt hebt zijn de voordelen:

– Het gemak van typen (gaat immers sneller dan schrijven).
– Het gemak van snel iets wijzigen (gaat immers sneller dan met tipp-ex weglakken en overschrijven).
– Het gemak van het versturen van een vergaderverzoek naar je manager die dan alleen maar ja of nee hoeft aan te klikken, waarna het automatisch in zijn/haar agenda komt te staan.
De beschikbaarheid is dus makkelijker gecheckt en dit scheelt jou de tijd die je kwijt bent aan het bellen, e-mailen of anderszins achter de manager aanzitten om een antwoord te krijgen.

– Een Outlook-agenda is duidelijk en overzichtelijk. Het werkscherm is naar eigen behoefte in te delen: weekoverzicht, dagoverzicht, taken, mappenlijst. Bij een papieren agenda zit je vast aan een bepaalde lay-out.
– Met Outlook kan je agenda’s van meerdere personen raadplegen. Als iedereen goed zijn agenda bijhoudt is dit zeer handig bij het maken van afspraken en plannen van vergaderingen.
Met een papieren agenda houdt je de afspraken van een, hooguit twee personen bij. Anders moet je meerdere agenda’s op je bureau gaan leggen. Nog een voordeel dus: een Outlook-agenda scheelt werkruimte op je bureau.

 

Reageer op dit artikel