vraag & antwoord

<strong>Outlook 2007: Veelgebruikte tekst invoegen in e-mailberichten</strong>

Digitaal werken

In mijn werk maak ik bij het e-mailen vaak gebruik van dezelfde zinnen. Weten jullie of ik dit soort zinnen in Outlook kan opslaan, zodat ik ze niet elke keer opnieuw hoef te bedenken en te typen? Teksten die je vaker gebruikt kun je heel handig in Outlook opslaan en later weer invoegen in een […]

In mijn werk maak ik bij het e-mailen vaak gebruik van dezelfde zinnen. Weten jullie of ik dit soort zinnen in Outlook kan opslaan, zodat ik ze niet elke keer opnieuw hoef te bedenken en te typen?

Teksten die je vaker gebruikt kun je heel handig in Outlook opslaan en later weer invoegen in een nieuwe mail. Dit kan je inderdaad veel tijd schelen!

Tekstblok maken

  • Open een e-mailbericht.
  • Schrijf de tekst in het bericht.
  • Selecteer de tekst die je wilt opslaan.

 

  • Klik op de tab Invoegen.
  • Klik in de groep Tekst op Snelonderdelen.
  • Kies voor Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen…
  • Geef bij Naam een naam op waarmee het tekstblok in het menu verschijnt. Deze naam moet kort zijn, maar wel zo duidelijk dat duidelijk is welke tekst wordt bedoeld.
  • Bij Galerie kiezen voor Snelonderdelen.
  • Categorie kun je gebruiken als je veel tekstblokken in Outlook hebt. Anders vul je gewoon Algemeen in.
  • Geef achter Beschrijving een korte beschrijving van het tekstblok op.
  • Opslaan in: Standaard wordt je tekstblok opgeslagen in NormalEmail.dotm, het standaardsjabloon voor e-mailberichten.
  • Opties: Kies Alleen inhoud invoegen.
  • Druk op OK om te bevestigen. 

Invoegen tekstblok in e-mailbericht

  • Open een e-mailbericht.
  • Ga naar de tab Invoegen.
  • Ga naar de groep Tekst.
  • Klik op Snelonderdelen.
  • Kies het gewenste tekstblok door erop te klikken. De tekst staat nu in de e-mail.
  • Pas de tekst aan of maak het bericht verder af en verzend het bericht op de gebruikelijke wijze.

Wanneer handig?
Invoegen van tekstblokken is handig als aanvulling op het maken van een bericht. Dit spaart enerzijds tijd en aan de andere kant kun je gevoelige teksten juist formuleren.
Stel dat iemand op een vervelende manier uit dienst is gegaan. Als er dan nog mail binnenkomt voor deze persoon, moet de zender van het bericht op gepaste wijze worden verteld dat die persoon er niet meer werkt en wie zijn/haar taken overneemt. 

Wanneer niet handig?
Deze werkwijze is niet handig voor het maken van mailings. In de situatie dat een heel e-mailbericht herhaald moet worden, kan beter worden gekozen voor het opslaan van een e-mailbericht. Het opgeslagen e-mailbericht kan dan op een later tijdstip opnieuw worden verzonden.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Template
Op de website van Easy Template is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken.
Bekijk deze Office-tip op >> Outlook training – Tekstblokken in e-mailberichten 

Dezelfde functie met sneltoetsen

  • Selecteer de betreffende tekst, afbeelding, handtekening o.i.d.
  • Typ Alt + F3
  • Geef de bouwsteen een naam
  • Druk op OK

Als je nu de naam (of de beginletters daarvan) typt en vervolgens F3 indrukt, verschijnt het gewenste.

Het is wel belangrijk bij het afsluiten van Outlook of Word OK te klikken als gevraagd wordt of de gewijzigde bouwsteen bewaard moet worden! 

Bron: www.easytemplate.nl 

Digitaal visitekaartje versturen in Outlook 2007 en 2010
Outlooktip: cc’s in een andere kleur
Kan ik in Outlook een afbeelding die ik als bijlage meestuur, verkleinen?
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel