vraag & antwoord

‘Als ik een ontvangen mail wil beantwoorden, die ook gericht is aan een cc, neem ik die persoon dan ook mee in mijn antwoord of laat ik dat over aan de persoon die bij Aan staat?’

Digitaal werken

Antwoord komt van Marianne Smits van AVK, expert op het gebied van onder andere Het Nieuwe Werken op het secretariaat en e-mailverkeer: 1. Kies nooit standaard voor ‘allen beantwoorden’. 2. Kijk naar de inhoud van de mail: a. Indien de mail geen rechtstreekse vraag bevat, dus alleen informatief van aard is, is een reactie alleen […]

Antwoord komt van Marianne Smits van AVK, expert op het gebied van onder andere Het Nieuwe Werken op het secretariaat en e-mailverkeer:

1. Kies nooit standaard voor ‘allen beantwoorden’.

2. Kijk naar de inhoud van de mail:

a. Indien de mail geen rechtstreekse vraag bevat, dus alleen informatief van aard is, is een reactie alleen aan de afzender van de mail voldoende.

b. Indien op de mail wel een inhoudelijke reactie wordt verwacht adviseren wij de volgende afweging te maken:

– Indien je de persoon, genoemd in de c.c. niet kent: de persoon in de c.c. niet meenemen in jouw reactie naar de afzender

– Indien je de relatie van de persoon in de c.c. tot de afzender van de mail niet kent, persoon in de c.c. niet meenemen in je reactie. Bovendien: een vraag stel je eigenlijk alleen aan degene die je adresseert in het ‘aan’-veld. Vanuit die achtergrond adviseren wij reactie 1 (niet kiezen voor ‘allen beantwoorden’).

c. Moet je echter aanvullende, ter zaken doende informatie verstrekken, bijvoorbeeld omdat er anders iets fout zal lopen of deadlines niet gehaald worden, dan is het raadzaam je reactie wel aan iedereen te verzenden. Hierbij gaat het dus alleen om ‘need to know’-informatie.

Reageer op dit artikel