vraag & antwoord

Outlook: vensters en weergaven

Digitaal werken

“Hoe zet ik Outlook naar mijn hand voor meer overzicht, structuur en rust?” Dit zijn de tips van Microsoft specialist Roel Peeters. Leesvenster Standaard staat het leesvenster van je e-mails rechts. Als je het leesvenster hebt uitgezet, omdat de e-mails anders als ‘gelezen’ worden beschouwd, dan heb ik goed nieuws: één vinkje zorgt ervoor dat dit wordt opgelost. […]

Outlook: vensters en weergaven

“Hoe zet ik Outlook naar mijn hand voor meer overzicht, structuur en rust?” Dit zijn de tips van Microsoft specialist Roel Peeters.

Leesvenster

Standaard staat het leesvenster van je e-mails rechts. Als je het leesvenster hebt uitgezet, omdat de e-mails anders als ‘gelezen’ worden beschouwd, dan heb ik goed nieuws: één vinkje zorgt ervoor dat dit wordt opgelost. Ga naar het tabblad Beeld en kies voor Leesvenster. Klik op Opties en zet het vinkje uit bij ‘item als gelezen markeren als het item wordt gewijzigd’. Zet het Leesvenster nu rechts. Maak het venster eventueel wat breder door de linkerrand van het venster te verslepen.

Wist je dat je alle bijlagen in het leesvenster kunt openen? Klik op een willekeurige bijlage (niet dubbelklikken). Als dit de eerste keer is, wordt er gevraagd of je wel zeker bent. Vink meteen aan dat dit niet meer gevraagd hoeft te worden. Deze vraag komt terug bij elk nieuw bestandsformaat. Na een tijdje heb je alles gehad (Word, Excel, PowerPoint, pdf,…). Zelfs een filmpje wordt afgespeeld in dit leesvenster. Je hoeft dus niet meer te dubbelklikken om een e-mail te openen en niet meer te dubbelklikken om een bijlage te openen. Scheelt weer RSI! En vanaf Outlook 2013 beantwoord je de e-mail zelfs IN het Leesvenster.

De lijst Favorieten

Prima functie voor iedereen die meerdere postbussen beheert of wie vaak berichten naar bepaalde mappen sleept. Deze lijst bevindt zich boven de rij met postbussen en mappen. Is dat niet het geval, zet deze functie dan even aan via het tabblad Mappen of via Beeld >> Werkbalken. Je geeft een postbus of een map in deze lijst weer door met de rechtermuisknop op de map te klikken en te kiezen voor ‘Weergeven in map Favorieten’. De map wordt NIET verplaatst. Je kunt nu e-mails vanaf deze plaats behandelen en berichten naar deze Favoriete mappen slepen. Wat je hier doet, gebeurt ook in de originele map.

Outlook-knoppen

Onderin links staan de Outlook-knoppen boven elkaar gerangschikt. Iedereen die een lange mappenlijst heeft kan deze knoppen beter naar beneden schuiven zodat je minder hoeft te scrollen. Dat doe je door de lijn boven de knop E-mail naar beneden te slepen. De knoppen worden dan kleiner maar zijn nog steeds ‘klikbaar’. In Outlook-versie 2013 is dit sowieso al opgelost.

Daarnaast adviseer ik in het kader van Sneltoets-gebruik te kiezen voor Ctrl+1 (e-mail), Ctrl+2 (Agenda), enzovoort. Je kunt meer of minder knoppen weergeven door dit knoppenlijstje open te vouwen (via het pijltje of de 3 stippen) en het aantal knoppen aan te geven. In versie 2013 kies je hier voor een compacte weergave of de uitgebreide. Je kunt ook de volgorde van de knoppen veranderen. Let op: de boven genoemde sneltoetsen veranderen dan niet mee!

Schakel je vaak van e-mail naar agenda? Als het e-mailvenster open staat, klik je met je rechtermuis op de knop Agenda. Kies voor ‘In een nieuw venster weergeven’. Maak dit venster groter. Schakel nu van het ene naar het andere venster met de sneltoets Alt+Tab.

Heb je ook nog andere vensters open, dan komen deze ook in het keuzelijstje te staan. Als je dit structureel wilt gebruiken, sluit dan Outlook na je werktijd af via het tabblad Bestand >> Afsluiten. Alleen dan zal Outlook de volgende keer meteen de beide vensters openen. Heb je de luxe van alle Windows 7-functionaliteiten, gebruik dat de Windowstoets + tab. (Tips en tricks voor word en outlook)

Sorteren

Postvakken en e-mailmappen zijn standaard gesorteerd op datum. Klik eens met je rechtermuis op een willekeurige kolomkop, bovenaan de lijst met berichten. Kies voor rangschikken en kies voor ‘Van’. Let er ook op dat ‘Weergeven in groepen’ is aangevinkt. Alle berichten zijn nu gesorteerd op basis van afzender. Dit wordt pas overzichtelijk als je de groepen samenvouwt. Doe die door op het driehoekje naast een afzender te klikken. Dit wil je niet voor iedere afzender apart doen. Klik daarom met je rechtermuis op het driehoekje en kies voor ‘Alle groepen samenvouwen’. Als je nu een letter aantikt op je toetsenbord wordt meteen de eerste die begint met deze letter geselecteerd. Wil je alle berichten van een groep verplaatsen of verwijderen, dan hoef je deze niet open te vouwen. Sleep gewoon de groepsregel en alle berichten volgen vanzelf. Verwijderen kan ook makkelijk op deze manier.

Terug naar je basisscherm met sortering op datum? Klik weer op een willekeurige kolomkop en kies voor ‘rangschikken op datum’.

Snelkoppelingen

Weinig mensen kennen de functionaliteit van het scherm met Snelkoppelingen. Logisch, want dit scherm is standaard leeg. Hierin kun je je eigen portal maken met snelkoppelingen naar ALLE Outlook-mappen (zowel e-mail, als agenda`s en taken), naar netwerkschijven, naar Sharepoint-sites en naar websites. Bedoeling is dat je van hieruit je dagelijkse werkzaamheden uitvoert. Er verandert niets in de andere Outlook-schermen. Zie het als iets extra. Voor wie rust en overzicht wilt is dit een prima hulpmiddel.

Heb je nog handige weergaven ontdekt in Outlook? Gooi ze in de Linkedin-groep van Management Support

Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. 

Verdieping

Slim samenwerken met Sharepoint op het secretariaat [Vakbase]

Trainingen

Masterclass Outlook 2010
Optimaal agendabeheer in Outlook
Optimaal werken met SharePoint

Reageer op dit artikel