vraag & antwoord

Hoe maak je een projectagenda in Outlook?

Digitaal werken

Draai je mee in projecten, dan zijn Excel-roosters en e-mailstromen vaak hinderlijk en inefficiënt. Gelukkig zijn er ook oplossingen vanuit… Outlook! Hoe maak je een projectagenda in Outlook? Microsoft-specialist Roel Peeters legt het uit.

Hoe maak je een projectagenda in Outlook?

Outlook

Je kunt in Outlook zoveel agenda’s bijmaken als je wilt. Voor grote projecten is het prettig dat de vergaderingen en meetings niet in de persoonlijke agenda staan. Maak een nieuwe agenda door boven in het Lint te kiezen voor Nieuwe lege Agenda. Deze staat dan meteen in je agendalijst, je geeft hem een logische naam en deelt deze vervolgens met alle betrokkenen. Dat doe je door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor delen >> via e-mail Agenda delen.

Eigen verantwoordelijkheid

Je geeft hierbij aan dat iedereen alles mag zien en bewerken. De ontvangers krijgen het verzoek om deze toe te voegen aan hun agendalijst via een e-mailbericht. Let hierbij op dat je dan geen vergaderverzoeken meer uitzet en dat iedereen de verantwoordelijkheid heeft deze agenda zelf in de gaten te houden.

Minder controletijd

Dit systeem is ook handig om een vakantierooster bij te houden of om een bezoekersagenda te maken voor de baliemedewerkers. De bruikbaarheid valt of staat met de verantwoordelijkheid om deze bij te houden en er in te kijken. De praktijk is dat dit geen probleem is als het belang voor iedereen maar groot genoeg is. Het scheelt jou als secretaresse wel een hoop vergaderverzoeken en controletijd. Bijkomend voordeel: je kunt deze agenda ook met externen delen als zij ook de beschikking hebben over een exchange server.

Training

Meer leren over agendabeheer in Outlook? Schrijf je dan in voor onze training Optimaal agendabeheer met Outlook.
Werk je steeds vaker in projecten? Kijk dan ook eens bij de trainingen Power Projectassistent (één dag) of Projectmanagement (3daagse)

Lees ook

Wat houdt de functie van projectassistent in? Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken? Op deze pagina een overzicht met alles dat je moet weten om je functie als projectassistent goed uit te kunnen oefenen.

Reageer op dit artikel