vraag & antwoord

Hoe deel je een online bestand?

Digitaal werken

De meeste mensen slaan e-mails met bijlage op in een e-mailmap. Dat betekent tijdverlies en gebruik van serverruimte. Waarom niet gewoon een hyperlink in het e-mailbericht zetten? Zo deel je online bestanden.

Hoe deel je een online bestand?

Deel een online bestand door er naartoe te gaan en het te delen (= een hyperlink mailen).

  • Werkwijze 1: zoek het bestand op in SharePoint. Open het niet maar klik met de rechtermuis op de bestandsnaam. Kies voor ‘delen’.
  • Werkwijze 2: open het bestand dat in de online omgeving staat in het programma waarin het is gemaakt (bijvoorbeeld Word). Klik op de knop ‘Delen’ (rechtsboven).

Delen in meerdere variaties

Je merkt in het scherm ‘delen’ dat er nogal wat te kiezen valt.

  • Geef aan wie de ontvangers zijn door het e-mailadres in te typen.
  • Duid aan of zij mogen bewerken of enkel mogen kijken.
  • Als het IT-beleid het toestaat, kun je ook delen met externen. Er wordt altijd netjes aangegeven welke personen extern zijn. Zij worden gezien als ‘gast’.
  • Standaard staat aan dat er een mailbericht uitgaat naar iedereen. Dat is ook logisch, anders weet niemand dat het document gedeeld is.

Variaties

  • Het is mogelijk om een koppeling te maken en die te verspreiden via e-mail, social media, intranet of communicatie apps. Daarbij kun je vaak aangeven of die koppeling verloopt en wanneer. Dit is interessant voor documenten die je openbaar toegankelijk wilt maken.
  • Een QR-code genereren naar het document is ook mogelijk. Dan ben je wel lekker hip bezig!

Als je met Office 365 werkt en je lokale Office programma’s hebt gekoppeld, dan kun je rechtstreeks vanuit het programma delen. De snelheidswinst zit hem dan in het feit dat je na het maken van een document (bijvoorbeeld de notulen) meteen kan delen. Daarmee bespaar je de tijd om een e-mail op te stellen. Immers, er gaan automatisch berichten uit naar iedereen met wie je deelt.

Wat ziet de ontvanger?

Iedereen met wie je deelt krijgt een bericht in de inbox met een linkje naar het document (of de map). Niemand hoeft de e-mail bij te houden want het is voor iedereen vindbaar in de Office 365-omgeving.

Het probleem van versies opgelost

Als documenten vaak wijzigen van inhoud (vergaderagenda, begrotingsvoorstel, beleidsstuk, offerte,…) dan is het maar de vraag of je document in de e-mailbijlage wel het meest recente is. Of iemand moet tijd en energie hebben om wijzigingen voortdurend achter iedereen aan te mailen. Maar als je dit soort documenten niet mailt als bijlage maar als hyperlink deelt, dan heeft iedereen steeds de laatste versie. Maak dan niet de fout dat je iedere versie onder een nieuwe bestandsnaam opslaat. Vorige versies zijn immers in cloudomgevingen altijd weer terug te vinden.

Verdieping

Wil je meer leren over online werken en het werken in Sharepoint? Dan is onze e-learning Sharepoint voor de eindgebruiker misschien wel wat voor jou. We bieden ook een 1-daagse training Optimaal werken met Sharepoint aan.

Reageer op dit artikel