vraag & antwoord

Werkt G Suite net zo goed als Office? Dit zijn de antwoorden!

Digitaal werken

Werkt G Suite net zo goed als Office? Dit zijn de antwoorden!

Wil jij ook weten of G-Suite van Google net zo handig als Office werkt? Daar hebben wij nu antwoord op. Voor onze rubriek Werkdilemma stuurde Astrid Grin deze softwaregerelateerde vraag in. Een vakgenoot en een van de Management Support-trainers vertellen over de verschillen en de voordelen.

In maart ging het over genegeerd worden en in februari over meetbare kpi’s opstellen. Op beide werkdilemma’s zijn reacties van andere managementassistenten binnengekomen waar de indieners veel aan hebben gehad. Voor het nieuwe werkdilemma over Google G-Suite hebben we inmiddels ook reacties verzameld. Astrid Grin wilde weten:

Biedt G Suite wel dezelfde mogelijkheden als Office?

‘Onze organisatie wil overstappen op Google (GS uite) en stoppen met Microsoft Office. Ik zie hierin voor een secretariaat heel veel nadelen. Google biedt volgens mij niet de mogelijkheden en efficiency die Microsoft Office biedt, zeker als het gaat om het Outlook-deel. Onze ICT-afdeling geeft aan dat al onze werkzaamheden ook prima met Google kunnen worden gedaan en dat steeds meer bedrijven overstappen van Office naar Google. Wat zijn jullie ervaringen met G Suite?’

Astrid Grin-Faber, coördinator bestuurssecretariaat, Groenhuysen

De adviezen over G Suite aan Astrid

Zie het als een kans

Tussen Outlook en Gmail zitten veel smaak- en meningsverschillen, maar je werk kun je met beide systemen uitstekend doen. Werken met Google G Suite is een verandering in manieren van werken die naast gewenning ook de juiste ondersteuning vereist. Ja, de echte Excel-goeroes zullen Excel oprecht missen en wellicht ook dingen niet meer kunnen. De echte Outlook-powerusers zullen zeker functies uit Outlook missen in Google. Het managen van e-mailboxen en agenda’s is in Gmail echter niet fundamenteel anders. Daarnaast heeft Outlook ook nadelen. Zo is het organiseren en opbergen van e-mail vaak een belangrijke tijdverspiller. Gelukkig geldt op termijn sowieso: alles went. Focus dan ook niet op de vergelijking in knopjes en functies, maar juist op het totaalplaatje bij een digitale transformatie.
De onzekerheid over een ingewikkelde overstap is vaak gedreven vanuit angst voor het onbekende. Probeer de overstap als een kans te zien, want dat is het zeer zeker. Kortom, ik zou er open ingaan en organiseren dat je de juiste ondersteuning om je heen verzamelt.

O ja, en kijk eens naar een van de handige video-instructies van Google.

Bouke van Kleef, directeur AVK Training en coaching

Veel voordelen

We kwamen bij G Suite uit, omdat het aansluit bij onze gewenste werkwijze: platformonafhankelijk, in de cloud, snel kunnen schakelen, niet te hiërarchisch ingericht. SharePoint dicteert nogal hoe je werkt. Wij wisten al: in Google Drive kun je flexibel dingen opzetten en heel goed samenwerken. Dus we kozen voor G Suite.
De voordelen zijn legio. Je kunt tegelijk in een document werken en ziet realtime wat iedereen doet of heeft gedaan. Er circuleren nooit meerdere versies, versiebeheer gaat volledig automatisch per document. Ben je een paar stappen te ver gegaan omdat je iets verkeerd hebt begrepen, dan kun je zonder moeite terug naar de eerdere versie. Alle veranderingen, ook geaccepteerde, blijven bewaard.
En ook de actielijsten werken superhandig: je kunt acties aan mensen toewijzen en die weten meteen wat er van ze wordt verwacht. Je kunt delen op alle niveaus, ook met externen, van alles tot en met beperkte bevoegdheid voor een enkel document.
Binnen G Suite blijft dat wat je deelt altijd toegankelijk, want ieder document heeft een unieke hyperlink die altijd hetzelfde blijft. We hoeven niet te labelen zoals in SharePoint, of er kenmerken aan te geven. We gebruiken wel slimme documentnamen met metadata. Je kan via cloud search ook zoeken in documenten, e-mails en agenda’s. Dat werkt waanzinnig goed. Want zoeken, daar is Google natuurlijk een ster in.

Gaby van der Ent, project secretary, Windpark Krammer, werd vorig jaar voor onze rubriek Best practices uitgebreider geïnterviewd over Google G Suite.

Nieuw: hoe krijg ik meer los van mijn manager?

Marcella van Weert, directiesecretaresse bij Visser & Visser, zit ook met een werkdilemma. Zij mailde ons: “Mijn manager is een man van weinig woorden. Vaak moet ik doorvragen om meer achtergrondinformatie te verkrijgen. Daardoor vraag ik me af of ik mijn manager niet nog meer kan ondersteunen en of ik niet meer los kan krijgen en hem nog meer kan ontzorgen.” Heb jij tips hierover voor Marcella? Mail ze naar de redactie: murielkleisterlee@vakmedianet.nl. En wie weet wordt jouw advies aan Marcella gepubliceerd in ons meinummer.

Zit jij ook met een werkdilemma?

Heb jij ook een werkdilemma waar je niet uitkomt en waar je graag advies over wilt horen van andere lezers van Management Support, of van een van onze trainers/coaches? Aarzel niet en stuur je vraag in: murielkleisterlee@vakmedianet.nl

Indien gewenst publiceren we je werkdilemma anoniem. De redactie behoudt zich het recht voor reacties indien nodig in te korten en/of te redigeren.

Reageer op dit artikel