Als jij als assistant of secretaresse ook hr- of personeelstaken hebt, dan is de kans aanwezig dat je een rol hebt bij selectieprocedures. En je weet: de beste teams zijn groepen mensen die goed samenwerken. Toch gaat het nog mis bij de selectie. 5 tips om de valkuilen te omzeilen.

1 Kijk naar de verschillende rollen die nodig zijn in elk team

Een valkuil is: kloneren. Kiezen voor degenen die al op anderen lijken. Maar een team dat bestaat uit mensen met vrijwel dezelfde vaardigheden, kennis en ervaringen vecht elkaar al snel de tent uit. Elk team heeft goede organisatoren nodig, harde werkers, minstens een creatieveling voor de doorbraak, en strategische denkers met helicopterview om de groep bij de les te houden. Ook zijn er altijd generalisten en specialisten nodig. Benoem die rollen eerst, en zoek er dan de beste mensen bij. Wie het andersom doet, komt al snel op het veilige, grijze midden uit.

2 Het gaat om het werk, niet om degene die het doet

Omschrijf elke taak als een aantal doelen die moeten worden bereikt, niet als lijstjes van benodigde vaardigheden en jaren ervaring die je zou moeten hebben. Het gaat erom wat je ermee doet, wat je ermee bereikt. Zo is elke telefonist of receptionist in staat snel en makkelijk een gesprek aan te knopen met bijna elke klant. Maar alleen de echt goede mensen stellen de juiste vragen waarmee ze die klant snel en goed helpen.

3 Het doel staat voorop

De hamvraag is: kan ze het werk doen dat gedaan moet worden? (Niet: past ze binnen de cultuur van het bedrijf?) Om daar achter te komen, moet de recruiter doorvragen, bijvoorbeeld met de STARR- of START-methode. Leg een vraagstuk voor waar ze straks in werkelijkheidheid ook mee te maken krijgt. Uit de manier van aanpak, leer je veel meer over de culturele ‘fit’ dan vragen over persoonlijke eigenschappen.

4 Neem de tijd

Werven en selecteren kost tijd. Onder tijdsdruk ontstaat al gauw de neiging om van elke afdeling ‘dan maar’ wat mensen te plukken die even wat tijd ‘over’ hebben. De schade die hierdoor ontstaat, is vaak aanzienlijk. Niet-effectieve teams doen er veel langer over om met iets te komen, en dat ‘iets’ is vaak veel minder bruikbaar dan het resultaat van een zorgvuldig samengesteld team. Vaak moet alles dan opnieuw, en zijn er veel gevoelens gekwetst. Neem wat meer tijd om het team goed samen te stellen.

5 De beste mensen hebben alternatieven

Wie weet wat hij kan, heeft altijd meerdere plaatsen en mogelijkheden waar hij dat talent kan gebruiken. Zoek naar de mensen die lastig zijn te krijgen, die niet direct “ja” zeggen als je ze polst. Je kunt dat omdat je vrij goed in kaart hebt gebracht wie je moet hebben, door eerst tip 1 tot en met 3 goed voor te bereiden. Dan weet je zeker wie je moet hebben.

Bron: Over Het Nieuwe Werken

Lees meer

Zo werk je een nieuwe collega het beste in
Zo krijg je een geolied team

Verdieping

Werving en selectie: een stappenplan [vakbase]
Masterclass Het Nieuwe Werken op het secretariaat [training]