checklist

6 aandachtspunten voor inkoop van schoonmaak

Faciliteren

Heb jij als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager facility-taken? En moet jij een advies uitbrengen over de inkoop van schoonmaak? Dan volgt hier een checklist met zes aandachtspunten van de Ondernemersorganisatie Schoonmaak- en Bedrijfsdiensten (OSB).

6 aandachtspunten voor inkoop van schoonmaak

1. Hoe schoon moet het zijn?

Als opdrachtgever bepaal je hoe schoon het moet zijn. De wensen van jouw bedrijf bepalen de frequentie en de aard van de schoonmaakwerkzaamheden. Hoe vaak worden de kantoren of vergaderzalen gestofzuigd? Hoe vaak worden de toiletten schoongemaakt? Moeten vingerafdrukken verwijderd worden van liftknoppen, deuren, binnenglas en deurklinken? En hoe vaak hebben ramen aan binnen- en buitenzijde een wasbeurt nodig? Kortom, weet goed wat je wilt.

2. Schoonmaakprogramma

Het is verstandig om met het gekozen schoonmaakbedrijf een schoonmaakprogramma af te spreken. Dat programma is onderdeel van het contract dat met het schoonmaakbedrijf wordt gesloten. Hierin leggen beide partijen vast welke werkzaamheden worden uitgevoerd, en waar, wanneer en door wie dat wordt gedaan. Goede schoonmaak betekent dat de afgesproken werkzaamheden steeds opnieuw worden uitgevoerd. Een professionele organisatie zorgt daarvoor. Als alles klopt zijn de schoonmaakmedewerkers opgeleid en is er aandacht besteed aan de communicatie met de opdrachtgever. Wie samen in gesprek blijft, kan veel problemen voorkomen.

3. Regulier en specialistisch

Schoonmaak kent regulier en specialistisch onderhoud. Regulier zijn de werkzaamheden die dagelijks of wekelijks worden uitgevoerd. Voor specialistisch onderhoud zijn speciale maatregelen vereist of is specifieke kennis noodzakelijk, zoals voor glazenwassen of gevelreiniging. Voor deze werkzaamheden wordt vaak op hoogte gewerkt. Om dat veilig te kunnen doen, moeten de bedrijven zich aan strenge voorschriften houden.

4. Vooraf bekijken

Vraag het schoonmaakbedrijf tijdig om ruimtes en gebouwen die schoongemaakt moeten worden te bekijken. Het bedrijf kan dan een schatting maken van de benodigde tijd voor het schoonmaakwerk en de daaraan verbonden kosten (materialen al dan niet inbegrepen). Let op: wees realistisch en pas op voor aanbiedingen met een te lage prijs.

5. Vaste contactpersoon

Vraag naar een vaste contactpersoon bij het schoonmaak- of glazenwassersbedrijf. En bespreek vooraf de klachtenprocedure, zodat bekend is welke weg bewandeld moet worden bij klachten.

6. Schoonmaker

Vraag wie er komt schoonmaken (bij voorkeur een vaste persoon of een vast team). Zijn de identiteitspapieren van deze personen in orde?

Bron: Melanie Klerx, OSB

Op 13, 14, 15 januari is er de Vakbeurs Facilitair, met alle aandacht voor facilitaire inkoop.

Reageer op dit artikel