checklist

Inkopen doe je zo

Faciliteren

Werk jij bij een klein of middelgroot bedrijf? Dan heb je waarschijnlijk ook inkoop in je takenpakket. De dingen die jij inkoopt, kunnen besparingen opleveren als je er op een goede manier mee omgaat. Zo pak je dat aan. 

Inkopen doe je zo

Om assistants uitleg en tips te geven over de inkoop van producten, heeft Angélique van Sluijs het boek ‘Inkopen… doe je zo!’ geschreven. Er zijn een aantal stappen die je moet doorlopen om tot een goede aankoop te komen. In haar boek beschrijft Van Sluijs de stappen als de 4 O’s:

  • de offerteaanvraag
  • de offertefase
  • de onderhandeling
  • de overeenkomst

Offerteaanvraag

Bij de offerteaanvraag gaat het om het omschrijven van de goederen en diensten die je geleverd wilt krijgen. Je vraagt de leverancier als het ware om een aanbod uit te brengen. Dat hoeft helemaal geen enorm document te zijn. Een korte beschrijving van wat je wilt en het opnemen van een paar standaardregels over hoe je de offerte wilt ontvangen, zijn al voldoende. Bij het opstellen van de offerte ga je eerst na of er al sprake is van een (lopend) contract. Vervolgens doe je een snel marktonderzoek en verzamel je informatie over het doel en het budget. “Dan stel je de offerteaanvraag op, met daarin informatie over het doel, de randvoorwaarden, de procedure en de prijs. Je benadert vervolgens de partijen die je wilt benaderen en verstuurt de offerteaanvraag.”

Vergelijken en onderhandelen

Als de offerteaanvraag eenmaal de deur uit is, kan je meestal niet rustig achterover gaan zitten. Wanneer je bijvoorbeeld op zoek bent naar een leverancier die de schoonmaak van het gebouw op zich moet gaan nemen, dan willen ze graag zien hoe het gebouw eruitziet. Je nodigt ze dus uit voor een zogenaamde schouw. Bij het inkopen van complexe diensten als een softwarepakket, houd je vaak informatiegesprekken om alles toe te lichten.
Na een tijdje is het zover: de offertes van leveranciers komen binnen. Als je meteen weet welke offerte de beste is, kan je door naar het vierde punt in de checklist: de overeenkomst. Maar als je nog veel vraagpunten hebt of de prijs niet naar je zin is, dan is het tijd om te gaan onderhandelen.
Je moet een vergelijking gaan maken tussen verschillende offertes. In haar boek legt Angelique van Sluijs uit hoe je dat het beste kunt doen: met beoordelingsmatrixes. Daarmee geef je scores aan verschillende aspecten van de offertes. De offerte met de meeste punten wint uiteindelijk. Met deze leverancier ga je de onderhandeling in.

Voorbereiding

Een onderhandeling bestaat uit vier fasen: voorbereiding, aftasten, dealen en overeenstemming. Volgens Angélique van Sluijs is de voorbereiding het halve werk. “Door een goede voorbereiding verloopt de onderhandeling het gemakkelijkst en haal je de beste resultaten. Vergaar dus zoveel mogelijk informatie en zorg dat je precies weet wat je doelstellingen zijn.”
De fase van het afstarten start met een zo scherp mogelijk openingsbod van beide partijen. Pas wanneer je een acceptabele eindsituatie hebt bereikt, ga je over tot het sluiten van een overeenkomst.

Blijf prestaties meten

Daarmee is het traject nog niet afgesloten. Het begint pas net, want nu komt het belangrijke deel: het daadwerkelijk afnemen binnen de overeenkomst. “Veel organisaties besteden veel aandacht aan het sluiten van een overeenkomst onder zo gunstig mogelijke voorwaarden, maar als deze eenmaal afgesloten is, laten ze hun aandacht verslappen. Dat is onverstandig, want zo gaan miljoenen euro’s verloren. Blijf dus altijd de leveranciersprestaties meten en wees niet bang om ze eventueel aan te spreken op hun tekortkomingen. De meesten horen liever van jou wat ze verkeerd hebben gedaan, zodat ze de gelegenheid krijgen om het goed te maken. Het is erger voor hen dat ze het niet vernemen, jij vervolgens afhaakt als klant en dat ook aan al jouw collega’s meldt.”

Tips om te besparen bij de inkoop

In tijden van economische neergang zijn besparingen belangrijk. Een checklist die je kunt volgen om te komen tot besparingen:

  • Inventariseer wat er allemaal ingekocht wordt
  • Is de aankoop echt nodig?
  • Schrap overbodige elementen
  • Bundel gelijksoortige aankopen
  • Sluit nieuwe contracten wanneer het slecht  gaat in de markt
  • Vraag meerdere offertes aan
  • Zet bestaande leveranciers onder druk
  • Verlaag voorraden
  • Ruil oude zaken in
  • Ken de voorwaarden van overeenkomsten
  • Controleer facturen

Tip: Meer weten over inkoop? Koop dan het boek ‘Inkopen…. doe je zo!’ van Angélique van Sluijs. In het boek staan allerlei handige tips voor het inkoopproces. Verder zijn er voorbeeldmodellen van een offerteaanvraag, een opdrachtbrief en een afwijzingsbrief bijgevoegd. Kijk voor meer informatie hier.

Reageer op dit artikel