Voorraadbeheer van kantoorartikelen is vooral een kwestie van slim regelen. De grootste wens van secretaressen is een ‘sirene’ wanneer de laatste spullen worden weggenomen.

SNEL EN SIMPEL

In kleine organisaties blijken de meest simpele procedures het meest effectief. Het is vaak niet nodig om het beheer volgens complexe regels en procedures te laten verlopen, de secretaresse kan zelf de voorraad goed in de gaten gehouden. De inkoop en het gebruik van kantoorartikelen is kleinschalig, waardoor controle mogelijk is. Bovendien is een artikel snel bijbesteld. In grotere bedrijven is een aparte dienst (facility management, inkoopafdeling of administratie) verantwoordelijk voor het voorraadbeheer. Ook dat gaat meestal goed. De secretaresse beheert dan in veel gevallen een kleine voorraad op de afdeling. Dat blijkt uit de reacties die ManagementSupport.nl kreeg naar aanleiding van de oproep op in de e-mailnieuwsbrief.

ZELF PAKKEN

In de meeste gevallen kunnen medewerkers pakken wat ze nodig hebben. Een enkele keer moet het eerst besteld worden. De wachttijd kan dan oplopen tot 3 dagen en in enkele gevallen zelfs tot een week. Het op voorraad houden gebeurt middels de afspraak dat alle medewerkers melding maken van artikelen waarvan zij de laatste meenemen. Helaas wordt dat nog al eens vergeten. Vandaar de wens naar een ‘alarmlicht met sirene’. Een extra check is de wekelijks controle, met of zonder behulp van een bestellijst. Over mogelijk misbruik of diefstal wordt niet gesproken. Waarschijnlijk kan worden aangenomen dat dat weinig gebeurt.

WACHTEN OP BESTELLING

De leveranciers zijn snel. Binnen 24 uur is standaard. Enkele bedrijven moeten 2 a 3 dagen wachten op aflevering van de bestelling. Vaak gebeurt het bestellen per fax of telefoon. Een enkele keer via internet of intranet. Uitzonderingen zijn er natuurlijk altijd. Bij het moederbedrijf van deze site kunnen medewerkers alleen zelf per e-mail bestellen, zonder te weten wat je kunt bestellen (of hoe het heet). Vervolgens komt 1 persoon de drie bestelde pennen naar je kamer brengen. Soms dezelfde dag nog, maar dat kan gerust ook een week later zijn. Zeer ineffectief en ergerlijk. Gelukkig is het bij de meeste bedrijven beter geregeld.

Meer over voorraadbeheer (ervaringen, tips, nieuwe ontwikkelingen) kun je lezen in het decembernummer Management Support Magazine.

Je kunt kantoorartikelen online bestellen op ManagementSupport.nl. Ga naar ‘kantoorartikelen’ in Zakendoen of in de rubriek Kantoorzaken.