‘Hoe overleven jullie de kantoortuin?’, vroeg de redactie van Management Support op Facebook. ‘Waar moet ik beginnen?’, verzucht Monique. ‘Op vrijdagmiddag supergezellig, want dan is 90 procent vrij, maar op alle andere dagen/dagdelen een ramp’, vindt Tom. Marja noemt het reuze ongezond en pleit voor een kantoor mét deur. Yvonne schrijft: ‘Soms gezellig, maar meestal om knettergek van de herrie te worden.’

Communicatie en interactie

Gewoon een kwestie van wennen? Toch is de kantoortuin geen nieuw fenomeen. Hij werd al in de jaren vijftig in Duitsland bedacht en in de jaren zeventig ook in Nederland her en der ingevoerd, vooral bij bedrijven in de zakelijke dienstverlening. Beter voor de communicatie en interactie tussen medewerkers, dus voor samenwerking en innovatie, was de belangrijkste gedachte achter die open vloer vol tafels met (toen) typemachines. Lang niet iedereen ging overstag, veel bedrijven hielden vast aan lange rijen kamers voor kantoorwerk en vergaderingen.

Tegen de millenniumwisseling waaide een andere trend hierheen: het nieuwe werken. Technische ontwikkelingen maakten flexibilisering van administratieve functies mogelijk: extern of thuis werken werd makkelijker via internet, laptop en mobiel en dus kon je met minder bureaus dan werknemers toe. De hokjes uit, de kantoortuin met flexplekken in, was het devies. Die (besparings)kans werd sindsdien op veel plaatsen aangegrepen. Anno 2018 zijn er weinig organisaties meer zonder kantoortuin.

[intermezzo:1]

Geluidsoverlast

Toch klonken de eerste geluiden dat de kantoortuin niet alleen maar voordelen heeft al snel na de ontdekking. De laatste twintig jaar is er veel onderzoek gedaan. Ja, er is meer communicatie, concludeerden Brennan, Chugh en Kline in 2002 na een studie van het open kantoor versus het traditionele kantoor, maar daar is een boel zinloos geklets bij. Matthew Davis analyseerde ongeveer honderd onderzoeken rondom het open kantoor en zijn publicatie in 2011 laat zien dat de verwachte creativiteit en innovatiekracht er soms wel zijn, maar dat het gebrek aan concentratie prettig werken geregeld in de weg zit. Kantoortuinwerkers ervaren veel geluidsoverlast van praters en bellers, en ook de drempel om een collega te storen is letterlijk weg. Het steeds doorbreken van de concentratie is slecht voor de productiviteit, zo weten we inmiddels, en onderzoekers van Queensland University vonden zelfs bewijs dat medewerkers in een kantoortuin sneller ziek worden. Uit een onderzoek over stress onder ondersteuners (Evans, Johnson, 2000) bleek dat de dames niet per se meer druk ervoeren door geluiden in de kantoortuin, maar tijdens uitzoekwerk wel vaak kozen voor de makkelijkere klusjes.

Recente onderzoeken benadrukken het belang van stilte, zoals dat van Specsavers dat in september werd gepubliceerd. Werknemers, zo blijkt daaruit, vinden zichzelf productiever en maken minder fouten bij weinig omgevingsgeluid. Geluidsoverlast zorgt voor frustratie, vermoeidheid, hoofdpijn en stress.

‘Intensieve menshouderij’

Wij vroegen lezers om meer gedetailleerde ervaringen dan de hierboven genoemde korte reacties op Facebook en verwachtten een stroom aan negatieve commentaren. De twee die we spraken, bleken er allebei heel anders in te staan dan bijvoorbeeld columniste Japke-d. Bouma, die eind 2016 in NRC Next schreef: ‘Als er ooit iets heel erg is misgegaan op kantoor, dan is het wel op de dag dat de flexplek werd bedacht’. ‘De intensieve menshouderij’, noemde ze de kantoortuin afgelopen zomer nog.

Marina van Houte, programmaondersteuner bij het RIVM, wandelde zes jaar geleden de kantoortuin in, een pilot voor de hele organisatie overstapt. “Het was best wennen, geen vaste plek en een kluisje met je spullen, per keer kijken waar je gaat zitten. Maar inmiddels hebben wij onze draai gevonden en is het alleen nog vreemd voor collega’s uit een ander gebouw die hier tijdelijk komen werken. Het is een kwestie van mindset. Managers moeten leren loslaten, werknemers moeten met de vrijheid leren omgaan.”

[intermezzo:2]

Plek voor secretariaat

Dat je niet vast zit aan een plek, vindt zij juist het grootste voordeel. “Je kunt heel makkelijk ergens aanschuiven, veel makkelijker dan toen iedereen in z’n eigen kamertje zat. Als ik iets over een onderwerp of een team wil weten, ga ik daar zitten. Je werkt ook veel makkelijker samen met collega’s, zowel ondersteuners als anderen. We onderzoeken momenteel wel of er misschien weer iets van een secretariaat moet komen. Een plek waar altijd iemand is en waar collega’s en externen terecht kunnen met allerhande vragen, dat wordt wel gemist.”

Geluidsoverlast ervaart ze soms, een beetje. “Ik pik alles op wat er om me heen gebeurt. Als mensen luidruchtiger zijn dan strikt noodzakelijk, zeg ik er meestal wat van, met een kwinkslag. Als ik echt rust wil, doe ik m’n oortjes in of zoek ik een rustige ruimte op, die hebben we ook.”

[intermezzo:3]

Voldoende oplossingen

Anneke Ligthart werkt voor Veiligheidsregio Noord-Holland Noord in Alkmaar als directiesecretaresse, in een gebouw dat een jaar of drie geleden compleet nieuw is ingericht. “We hoefden niet het wiel uit te vinden, er zijn praktijkvoorbeelden genoeg. We hebben goed gekeken wat wel en niet werkt en ook naar wat wij nodig hebben om iedereen optimaal te laten functioneren. De inrichting vergroot de samenwerking en onderlinge communicatie. Voor iedere soort werk en samenwerking is er een geschikte ruimte, en thuis of op locatie werken wordt ook gestimuleerd.”
Hun kantoortuin werkt prima, vindt ze. “Iedereen houdt rekening met elkaar, praat met gedempte stem en we spreken elkaar aan als we iets niet prettig vinden. Kort iets uitwisselen op de werkplek kan prima: tussen de bureaus staan overal schermen die geluid weren en dat helpt enorm tegen geluidsoverlast. De meesten van ons kunnen er wel tegen om af en toe gestoord te worden; voor wie dat niet kan, zijn er voldoende oplossingen.”

Als ze zelf een grote klus moet doen of geconcentreerd een verslag moet uitwerken, zoekt ze een stiltewerkplek op, als ze even intensief moet samenwerken met een collega een plek op de vide, in het werkcafé of in de ontwikkelruimte. Bellen kan in een speciale geluiddichte cabine. “Moeten we met meer iets bespreken, dan zijn er voldoende vergaderkamers of open ruimtes waar dat kan zonder anderen te storen. We kijken steeds naar de beste werkplek passend bij de werkzaamheden van de dag. Ik heb geen klachten, het is een superfijn gebouw om te werken.”

Uit onderzoek blijkt dat mensen zich moeilijker kunnen concentreren in een kantoortuin. Toch zijn er manieren om te zorgen dat je wel kunt werken in een kantoortuin. Hoe? Dat lees je in het artikel 11 tips voor het creëren van een rustige kantoortuin.