Ik heb kort geleden een tweedaagse training Vibemanager afgerond met een goed cijfer: een 8+. Hoe belangrijk is dat? Een goede evaluatie blijft belangrijk, ook voor een ervaren trainer. Het is een feedbackmoment, een terugkoppeling die zegt of je op de goede weg zit. Eerlijk gezegd gaf die 8+ mij een heerlijke vibe.

Vibescan en vibebronnen

De deelnemers van de training Vibemanagement deden in hun organisatie de vibescan. Zij gingen in gesprek met hun medewerkers dwars door de organisatie, op basis van de vier vibebronnen, die de huidige werksfeer beïnvloeden.

Deze vier bronnen hebben invloed op de werksfeer*:

1. Verbinding met de missie van de organisatie
2. Uitwisseling van kennis en ideeën in gezamenlijke setting
3. Fysieke ruimte van het kantoor, bijv. faciliteiten tot afwisseling van in en ontspanning
4. Mogelijkheid tot het delen van emoties in relationele sfeer

Meten is weten

Naar aanleiding van deze vibescan, zagen we dat het onderzoeken van de huidige vibe al invloed had op de werksfeer. De deelnemers van de training die de vibescan deden, gaven aan dat de vibe positiever beleefd werd naar mate ze hierover in gesprek gingen met medewerkers. Hoe kan dat?

Dat komt omdat je door het meten en onderzoeken de geïnterviewde gelegenheid geeft om zijn of haar verhaal te doen. Door de gerichte vragen kwam zowel de zonnige kant als de schaduwkant van de huidige werksfeer aan de orde. En zo komt de beleving van de huidige werksfeer op de voorgrond te staan. Door het onderzoek zelf ontstaat dan die bewustwording. En het geeft jou de gelegenheid om te signaleren wat er speelt.

Signaleren

Bij vibemanagement is het dus belangrijk dat je ogen, oren en voelsprieten gebruikt. Hoe voelen mensen zich op het werk? Wat speelt er? Wat is de actualiteit op de werkvloer? Dat signaleren is zo belangrijk, want het geeft je ideeën over welke initiatieven of acties je kunt inzetten om de werksfeer een push te geven.

Bijvoorbeeld: er blijven klachten bestaan over de luchtkwaliteit van het tijdelijke kantoor, terwijl net bekend werd dat het verblijf in dit tijdelijke pand verlengd is met een jaar.

Wat kun jij dan doen als vibemanager?

Stap 1: signaleren

Signaleer wat de huidige situatie is. Welke factoren werken positief en welke negatief? Breng ze in kaart. Wat wordt als prettig ervaren en wat is storend? Mogelijk breng je je analyse ter sprake bij je management als je inschat dat de werksfeer negatief wordt beïnvloed door een gebeurtenis of verhalen die de ronde doen.

Stap 2: erkennen van de situatie

Alle verschillende geluiden uit de organisatie laten horen en erkennen is een kunst. Ieder heeft zijn eigen waarheid. De valkuil hier kan zijn dat je je eigen oordeel laat meewegen. omdat jijzelf immers ook deel uitmaakt van de vibe. Laat je niet meetrekken in negatieve verhalen. Erken ze, zoom uit en blijf neutraal. Vraag je af: wat speelt er nog meer? Zo blijkt in het voorbeeld dat de helft van de medewerkers met klachten tijdelijk personeel is.

Ga als vibemanager niet polariseren maar zet die geluiden naast elkaar en erken ze.

Bijvoorbeeld: ‘Er zijn mensen die het vreselijk vinden in dit tijdelijke pand én er zijn mensen die ermee kunnen leven. We weten allemaal dat dit de situatie is.’

Denk of zeg dus niet: ‘Die verwende medewerkers onder ons vinden het hier vreselijk, maar je kunt er maar beter mee leven’.

Stap 3: gezamenlijke acties vanuit eigenaarschap

Iedereen is onderdeel van de organisatie. Betrek mensen uit je netwerk in je (tijdelijke) vibeteam die acties uitzet om met de actuele situatie om te gaan. Je hoeft en kunt dit als vibemanager niet alleen te verzinnen. Je hebt hulp en eigenaarschap nodig.

[intermezzo:1]

Formeer een tijdelijk team waarin je de vraag beantwoordt: ‘Hoe gaan wij om met de signalen?’ En: ‘Welke acties passen daarbij?’ Zorg er allereerst voor dat er in je vibeteam een positieve sfeer is zodat er gemeenschappelijke energie is om in actie te komen en je out-of-the box kunt gaan. Soms moet je voor je gevoel tegen de stroom in, om van een lastige situatie een uitdaging te maken. Samen lukt dat beter.

Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een louncheplek in de hal of laat een barrista in de ochtend verse koffie maken voor de medewerkers. (Zelfs als dit lastig is, gezien het contract met jullie huidige cateraar. Kijk hoe je het met elkaar toch voor elkaar krijgt.)

Eigen rol

Tijdens de training vibemanagement werd duidelijk dat alle deelnemers helderheid kregen over hun eigen rol van vibemanager. Jij bent immers een linking pin: je maakt onderlinge verbindingen mogelijk. Je bent een kei in het aanvoelen van de huidige vibe in je organisatie en kunt daar af en toe afstand van nemen. Zodat je kunt blijven signaleren, erkennen en gezamenlijke actie kunt genereren.

Lees ook:

Een vibemanager zorgt ervoor dat een baan een wauw-factor krijgt. Hoe doet een vibemanager dat? En wat houdt die functie precies in?

De meeste officemanagers doen aan vibemanagement zonder dat de titel vibemanager op hun visitekaartje staat.

In de gratis whitepaper De invloedrijke ondersteuner lees je over vier manieren om jouw invloed binnen de organisatie te vergroten.