vraag & antwoord

Tijdelijke krachten vanwege bezuinigingen

Faciliteren

“Vanwege bezuinigingen werk ik nu met tijdelijke krachten op het secretariaat. Een kortetermijnoplossing voor de werkdruk. Jammer, want ze werken er een paar maanden en dan zijn ze weer gevlogen. Ik werk deze mensen keer op keer in, maar bouw geen band met ze op, en ook de continuïteit wat betreft werkzaamheden is ver te […]

“Vanwege bezuinigingen werk ik nu met tijdelijke krachten op het secretariaat. Een kortetermijnoplossing voor de werkdruk. Jammer, want ze werken er een paar maanden en dan zijn ze weer gevlogen. Ik werk deze mensen keer op keer in, maar bouw geen band met ze op, en ook de continuïteit wat betreft werkzaamheden is ver te zoeken. Hoe investeer ik mijn tijd (en emoties) op een goede manier?”

Heel goed dat je deze vraag stelt. Het lijkt me een onrustige en zelfs frustrerende periode voor je. Uiteraard begrijp je wel dat de bezuinigingen vragen om een andere werkwijze, maar dat neemt niet weg dat dit voor jou verre van ideaal is. Je doet steeds weer een nieuwe investering en dan komt er weer een nieuwe tijdelijke kracht. En dan begint het inwerken weer van voren af aan. De situatie die je omschrijft vraagt om een nieuwe strategie, zodat het voor jou ook leuk blijft.

1) Stem je verwachtingen af met de nieuwe collega

Werken met een nieuwe collega is het in de begin vaak aftasten en zoeken is naar een manier waarop het beste samengewerkt kan worden. Dat kost tijd en energie. Het is hierbij belangrijk dat je jouw verwachtingen en wensen duidelijk uitspreekt en afstemt. Neem in de eerste week een aantal vaste momenten waarop je met elkaar bespreekt hoe de taken lopen, én hoe de samenwerking verloopt.

2) Laat deze gedachten los

Hier staat een aantal improductieve basisgedachten, misschien herken je ze wel, met hun tegenhangers.

Alles moet precies gaan zoals ik wil

Het hoeft niet altijd te gaan zoals het al ging, of zoals jij het wil. Nieuwe mensen brengen nieuwe ideeën met zich mee. Een frisse kijk op het geheel kan een groot voordeel zijn. Je zou hiervan juist gebruik kunnen maken door nieuwe medewerkers te vragen naar verbetervoorstellen en naar de belangrijkste lessen uit vorige werksituaties.

Iedereen moet mij aardig vinden

Gelukkig niet! Maar jij hoeft ook niet iedereen aardig te vinden. Door steeds wisselende collega’s heb je zelf vastigheid en toch veel afwisseling. Wanneer een nieuwe medewerker je niet goed ligt en tijdelijk is, troost jezelf dan met de gedachte dat het maar tijdelijk is. Je kan bijvoorbeeld wat meer taakgericht instrueren en je minder richten op de relatie.

Ik kan niet leven met onzekerheden

Je hebt geen vaste collega nodig om je tijd en emotie op een goede manier te investeren. Een vaste collega is een schijnzekerheid. Een vaste collega staat niet garant voor continuïteit van de werkzaamheden. Dus accepteer dat aan alles een eind komt en haal er uit wat er in zit.

Laat de basisgedachten los en omarm de situatie door pragmatisch en opportunistisch te zijn!

Meer weten?

Masterclass succesvolle vernieuwing van het secretariaat
Zelfsturend secretariaat
Lean op het secretariaat
De managementassistant als linking pin
De secretaresse als facilitator
Succesvol samenwerken

 

 

Reageer op dit artikel