vraag & antwoord

Executive assistant als partner

Faciliteren

Als assistant de zakenpartner zijn van je manager of leidinggevende; daaraan blijkt grote behoefte te zijn, zowel bij organisaties als bij hbo-assistants zelf. Uit de gouden kooi komen van een ondersteuner is niet altijd makkelijk, maar het brengt je veel. Wat moet je in huis hebben? Een interview met Miriam Byvanck & Joyce Walraven.

Executive assistant als partner

Assisterend partner ben je als je de focus verlegt van alleen ondersteunen naar… ondernemen. Dit betekent dat je niet alleen uitvoert, maar juist faciliteert en anticipeert. Ook Melba Duncan zei het al in ons decembernummer. Van ‘u vraagt wij draaien’ naar zelf de regie nemen. Daaraan blijkt grote behoefte te zijn binnen organisaties en bedrijven volgens Miriam Byvanck en Joyce Walraven, trainers van de nieuwe masterclass Assisterend partnership.

Miriam: “Als executive assistant neem je meer beslissingen zelf, je toont initiatief. Dat kun je ook doen, omdat je de doelstellingen van je organisatie kent én de agenda van je leidinggevende.”

Wat is handig in de relatie met je manager?

Miriam: “Dat je complementair bent aan je manager. Daarvoor moet je eerst jezelf kennen én degene die je ondersteunt. Vaak zijn de topmanagers visionairs en strategen. De rol van secretaresse of assistant ligt dan vaak bij het plannen en naadloos organiseren. Zij vormt de pragmatische kant. Het kan ook anders: de manager is zeer sociaal en mensgericht. De assistant die je dan ziet is degene die de structuur aanbrengt en prioriteert.”

Relatiegericht

Een topcompetentie hierbij is ‘relatiegericht communiceren’. Joyce: “Goed kunnen afstemmen met degene tegenover je. De rollen die je op je kunt nemen, variëren, maar de basis blijft hetzelfde: openstaan voor de ander, kwetsbaar durven zijn, feedback durven geven. De verdieping zit hem erin dat je dit op alle niveaus kunt, of het nu om een nieuwe collega gaat, een externe relatie of een medewerker van de catering. Als je het vermogen hebt om met willekeurig wie je communicatie af te stemmen, zonder dit aan macht of status te ontlenen, heb je meteen het vertrouwen.”

Waarde

Als assisterend partner vul je dus je manager aan om de gezamenlijke doelen te halen. Je vormt samen een sterk team dat zorgt voor het belang van de organisatie. Joyce: “Dit is voor het grootste deel bewustwording: maak dit inzichtelijk en bespreek het samen. Laat zien hoe je de werkdruk bij je manager vermindert. Zo ben je van blijvende waarde.”

Gouden tips

Joyce: “In deze positie ben je minder afhankelijk en je zorgt dat je duurzaam inzetbaar bent. Toon lef, zelfstandigheid en ondernemerschap. Dat maakt je zelfverzekerder en je zorgt voor je eigen inzetbaarheid.”

Miriam: “Mee eens, je creëert onafhankelijkheid door ondernemerschap te tonen. Stop met toestemming vragen en ga het gewoon doen. Zo creëer je je eigen positie en krijg je meer mandaat. Dit is een kans voor je toekomst!”

Verdieping

Wil je de masterclass Assisterend partnership volgen dan is de betrokkenheid van je manager en je eigen intrinsieke motivatie van groot belang. Startdatum: 16 februari.

Reageer op dit artikel