Afhankelijk van de grootte van je organisatie is externe communicatie meestal de primaire verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. HR heeft daarnaast ook nog een rol als het gaat om werving, selectie en het uitdragen van het ‘corporate gezicht’. Overleg met die verantwoordelijken wat jouw rol is. Waar ligt je kracht? Waar stopt die?

2. Begrens jezelf. Als je wilt, kun je hele dagen online zijn. Internet heeft geen grenzen, dus maak je die zelf. Ga twee keer per dag een kwartier kijken wat er speelt, en stop dan – desnoods met de stopwatch in je telefoon of de klassieke eierwekker.

3. Houd ogen en oren open. Zelfs al stuur jij niets de wereld in, zorg dan nog dat je weet wat er over je organisatie wordt gezegd. Voor je leidinggevende kan dit zijn of haar beleidsbeslissingen beïnvloeden. Bovendien ligt de benodigde snelheid van reactie veel hoger dan bij berichten in geschreven media (kranten en tijdschriften).

4. Praat waar de klant is. Als jij zelf leidend bent voor jullie organisatie, zorg dan dat je informatie krijgt over welke platformen voor jullie klanten belangrijk zijn. Leeftijd, geslacht en interesses spelen een rol bij het kiezen. Is Pinterest hét kanaal, of juist LinkedIn?

5. Maak het een volwassen taak. Goed social mediabeheer kost tijd. Soms veel tijd. Als jij dit serieus gaat invullen, betekent dit waarschijnlijk dat er iets anders van je takenlijst af moet. Of zat je je soms te vervelen? Vast niet.

6. Houd de regelmaat erin. Goede online sociale communicatie valt of staat met zichtbaarheid en die weer met frequentie. Stuur niet één tweet per maand. Kijk liefst dagelijks wat er wordt gezegd over jullie organisatie.

7. Praat zoals je bent. Zorg dat de berichten dié je stuurt, passen bij jullie organisatie – dat is niet noodzakelijk bij jouw persoonlijke stijl. Zeggen jullie ‘u’ of ‘je’ tegen de klant? IKEA communiceert heel anders dan het Ministerie van Justitie.

8. Ga niet te ver met ghostwriting. Je mag best spreken als ‘de organisatie’. Maar geef niet de indruk dat je leidinggevende zélf antwoordt als dat niet zo is. Dat zet de klant op het verkeerde been en je leidinggevende ook, als hij via een ander kanaal wordt aangesproken op een specifieke situatie.

9. Koppel de kanalen aan elkaar. Verwijs in social media ook naar andere boodschappen die online of offline zichtbaar zijn. Vacatures, evenementen, mijlpalen, successen, klantvragen, problemen…

10. Automatiseer, automatiseer, automatiseer. Tools genoeg: zoek maar eens op de woorden Hootsuite en Tweetdeck. Beide programma’s helpen je om de stortvloed van berichten te kanaliseren en laten je ook uitgaande berichten vooraf inplannen.

Meer weten over het effectief inzetten van social media op het secretariaat?
Volg dan de training Scoren met social media op het secretariaat