blog

Management assistant: maak je rol duidelijk

Geen categorie

Als freelance PA kom ik bij veel diverse bedrijven over de vloer. Van top private equity, retailers, consultancy tot waste management en NGO’s. Ik geniet enorm van de afwisseling. Zeker ook in de rollen die ik vervul als PA, adviseur en coach. Wat me opvalt is dat er nog veel winst te behalen valt in […]

Management assistant: maak je rol duidelijk

Als freelance PA kom ik bij veel diverse bedrijven over de vloer. Van top private equity, retailers, consultancy tot waste management en NGO’s. Ik geniet enorm van de afwisseling. Zeker ook in de rollen die ik vervul als PA, adviseur en coach. Wat me opvalt is dat er nog veel winst te behalen valt in de positie van de management assistant.

‘Overige’ taken

In veel bedrijven de rol van het secretariaat niet altijd even duidelijk voor alle medewerkers. Er zijn ook secretariaten op verschillende niveaus: uitvoerend (onder toezicht van een leidinggevende), faciliterend/coördinerend (zelfstandig) of initiërend secretariaat (leidinggevend/adviserend). Omdat het vaak ook niet duidelijk is wat het secretariaat doet, worden alle ‘overige taken’ vaak bij het secretariaat neergelegd. Of er heerst een bepaalde vanzelfsprekendheid om de klussen waar de medewerkers geen zin in hebben bij het secretariaat neer te leggen.
Ook heb ik opdrachten gehad waarbij er geen functieomschrijving was en waarbij de functie van management assistant organisch met het bedrijf was meegegroeid.

Misbruik

Creëer zelf als management assistant duidelijkheid en stel duidelijk grenzen om je functie zuiver te houden. Uiteraard heeft iedere management assistant de passie om dienstverlenend te zijn, maar daar wordt ook vaak misbruik van gemaakt. En de één is nu eenmaal gevoeliger voor complimenten en zal vaker ‘ja’ zeggen tegen klusjes die niet in het takenpakket vallen.

Hoe zeg je ‘nee’

Door ‘ja’ tegen een ander te zeggen, zeg je vaak ‘nee’ tegen jezelf. Duidelijke grenzen aangeven en helder communiceren zijn daarbij van groot belang. Weet wat jouw takenpakket is en stel zelf randvoorwaarden om je werk goed te kunnen doen. En blijf kritisch op de workload en of wat gevraagd wordt wel reëel is.

Zo kreeg ik onlangs bij een opdracht het verzoek of ik een meeting kon wijzigen voor een collega die rapporteert aan het MT-lid waar ik voor werkte. Dit ging immers in het verleden ook zo.

Ik gaf aan: ‘Wellicht is het niet helemaal duidelijk voor je, maar ik faciliteer uitsluitend meetings waarbij mijn MT-lid de lead heeft. Mijn scope ligt niet op afdelingsniveau.’

Een andere variant is: ‘Ik zal je laten zien hoe je dit kunt doen, zodat je het de volgende keer zelf kunt doen, het valt namelijk niet onder mijn verantwoordelijkheid’.

Ik vind het dan ook fijn heldere structuren binnen een secretariaat aan te brengen en dat de functie- en taakomschrijvingen voor alle betrokkenen duidelijk zijn.

Groei

Als management assistant moet je nu eenmaal van alle markten thuis zijn. Belangrijk is daarbij hoe je in je eigen rol kunt groeien en de waardering krijgen die je verdient. Het kan zijn dat je je onderhandelingsvaardigheden of communicatieve vaardigheden verder kunt ontwikkelen. En niet te vergeten hoe je strategisch je eigen carrière kunt ontwikkelen en daarbij zelf in charge blijft.

Auteur: freelance PA & life coach Jackie Delgado

Reageer op dit artikel