blog

Out Of Office

Geen categorie

Vakantie, wat kun je daar toch naar uitkijken! De gedachte dat je kunt gaan uitslapen, geen stress om op tijd van huis te gaan, geen files of vertraging met openbaar vervoer, even geen overleggen en telefoontjes of mailtjes beantwoorden van mensen over wie je denkt: ga op vakantie naar een plek zonder Wi-Fi. De voorbereidingen […]

Out Of Office

Vakantie, wat kun je daar toch naar uitkijken! De gedachte dat je kunt gaan uitslapen, geen stress om op tijd van huis te gaan, geen files of vertraging met openbaar vervoer, even geen overleggen en telefoontjes of mailtjes beantwoorden van mensen over wie je denkt: ga op vakantie naar een plek zonder Wi-Fi.

De voorbereidingen beginnen dan ook vaak op het werk. Collega’s vragen aan elkaar waar ze naar toe gaan, met wie en waarom weer naar Frankrijk – er is toch veel meer te zien? – maar dat zeg je natuurlijk niet. De sfeer voelt dan ook een beetje dubbel. Enerzijds is er spanning, anderzijds is er ontspanning. De spanning is dat je zaken moet afsluiten of overdragen en je moet je bureau opruimen en last but not least je moet je Out Of Office instellen.

De ontspanning wordt gevormd door de gedachten dat je pas over drie weken, met een gebruinde huid, weer achter je bureau zit dat dan keurig is opgeruimd met daarop het mapje ‘Overdracht’ met een grote krul er doorheen. Inclusief post it Welcome Back!

Maar het traject vóór de ontspanning… dat is weer andere koek. Waar begin ik met opruimen? Zal ik eerst mijn mailbox opschonen? Waar vind ik die knop met Out Of Office? We krijgen te maken met een vakantiedeadline.

Als secretaresse bied je natuurlijk ondersteuning tijdens deze periode van paniek en daar kun je uitstekend mee uit de voeten. De mailtjes met hoge prioriteit neem je met elkaar door voor de overdracht, je legt uit wat de meerwaarde is van clean desk. En natuurlijk geef je nog gauw wat tips & tricks hoe je je koffer zo efficiënt mogelijk kunt inpakken. Je wilt de sfeer er wel in houden tenslotte.

En dan… komt de Out Of Office-tekst. Hier wat voorbeelden. De korte maar krachtige: “Ben er niet en lees uw mail ook niet”. De ingewikkelde: “Van 1 tm/ 10 juli ben ik van 09.00 tot 11.15 aanwezig en daarna per mail te bereiken, van 7 t/m 18 juli ben ik deels op kantoor en na 12.00 telefonisch te bereiken”. De grappige: “Ben op vakantie en lig in de zon en heb geen bereik. Indien je probleem groot genoeg is om in een koffer te doen zie ik je graag op het strand!”

Ik besluit om mijn Out Of Office-knop pas te gebruiken in oktober en tot die tijd geniet ik even van de stilte op de afdeling. En de Out Of Office-teksten.

Auteur: secretaresse Gaby Madiredjo

Reageer op dit artikel