blog

Korte lijnen met IT

Geen categorie

Afdelingen met korte lijnen vind ik prettig en dat geldt andersom natuurlijk ook: we begrijpen elkaars deadlines en er zijn weinig woorden nodig om zaken voor elkaar te krijgen. Ook wanneer ik ongeduldig overkom begrijpen ze dat en als dank stuur ik ze wel eens een zakje drop. De afdeling met wie ik een lange lijn heb – en dus ook een héél lange adem – is de afdeling IT.

Korte lijnen met IT

Zij voorzien me van allerlei informatie voor diverse niveaus binnen de organisatie. Deze informatie is belangrijk. Ik ben zelf geen IT-held. Sterker nog, ik snap veel al bij voorbaat niet. Ik heb dit wel eens laten vallen bij de afdeling IT in de hoop dat zij mij begrepen. Maar in plaats daarvan kreeg ik de vraag of dat niet ‘vrouw-eigen’ was.
En daarmee is het begonnen.

Nee, het is niet ‘vrouw-eigen’, ik spreek gewoon hun taal niet. Toen kreeg ik een woordenboekje van ze, maar daar werd ik eerder moedeloos dan wijzer van.
Ik zal de eerste zijn die zal toegeven dat ik niet beschik over computerjargon. Hardop vroeg ik mij af wat er nodig is om beter te gaan communiceren. En toen kregen de secretariaten een snelcursus IT. Daar zag ik best tegenop, moet ik eerlijk bekennen. Vaak is het zo dat ik dergelijke cursusinformatie opsla in het mapje ‘tijdelijke interesse’ in mijn hoofd en dit mapje heeft geen tabbladen, simpelweg omdat de interesse niet blijft hangen.
En zo ben ik: ik zeg er wat van. “Wat is de meerwaarde van zoveel informatie? Waarom kan het niet in jip-en-janneketaal zodat iedereen het begrijpt?”
Het antwoord kwam snel: “Mocht je er niet uit komen, dan kun je het antwoord altijd vinden op ons nieuwe intranet! De omgeving is geheel vernieuwd en zo gebouwd dat het voor iedereen te begrijpen is.”
“Ha! Daar kunnen we wat mee,” zei ik enthousiast. Toen nog wel.

Een paar dagen na de snelcursus IT stuit ik op een probleem. Mijn telefoontoestel blokkeert. Ik surf op intranet op zoek naar een handleiding. In de zoekbalk toets ik in: ‘telefoon’. Geen resultaat. Probeer andere zoektermen of synoniemen als er geen resultaat wordt getoond.
Ik toets ‘handleiding’ en ik krijg handleidingen te zien. Maar niet van een telefoon. Mocht u niet het gewenste resultaat krijgen, dan kunt contact opnemen met de afdeling IT.
Met een diepe zucht en stoom uit mijn oren doe ik dat. Collega Anthony blijft rustig aan de andere kant van de lijn en vraagt waar ik mij precies bevind zodat hij langs kan komen om mij persoonlijk te helpen.
Soms moet je afwijken van protocollen en regels omdat het geven en nemen is. Begrip en wederzijds respect naar elkaar toe kan je werk zoveel lichter maken. Anthony sla ik op in mijn mapje ‘niet vergeten’. En ik stuur hem een pakje stroopwafels.

Auteur: Gaby Madiredjo is secretaresse bij de VU en werkt op het secretariaat van de faculteit Rechtsgeleerdheid. Ze schrijft maandelijks een column voor Management Support. 

Reageer op dit artikel