checklist

Efficiënt tekstverwerken in Word

Geen categorie

Hoe werk je efficiënt met meer personen aan één document?

Tekstverwerken met meerdere personen aan één document gaat vaak niet makkelijk. Gele marker, opmerkingen in verschillende kleuren, onduidelijkheid over de laatste versie, rode tekst en doorhalingen… Hoop werk om te redigeren dus. Of niet? Deze tips helpen je.

Oplossingen

– maak slim gebruik van de functies ‘Controleren’ en ‘Wijzigingen bijhouden’;
– werk in hetzelfde document in plaats van kopieën te versturen.

Opmerking toevoegen

– Ga in het document op de plek staan waar je een opmerking wilt plaatsen.
– Open tabblad Controleren en klik op Opmerkingen (of via rechtermuisklik).
– Je kunt alle opmerkingen één voor één verwerken en verwijderen.

De tekst blijft zodoende intact en het verwerken van andermans input gaat sneller.

Wil je dat anderen enkel opmerkingen kunnen noteren, maar niets mogen wijzigen? Kies dan in tabblad Controleren voor Bewerking beperken en geef at aan in het pulldownmenu.

Wijzigingen bijhouden

Mogen anderen wél wijzigingen aanbrengen, houd deze dan bij via het tabblad Controleren.
Kies in de groep Bijhouden voor Wijzigingen bijhouden.

Let op

Zet je de knop Wijzigingen bijhouden uit, dan betekent dit niet dat alle veranderingen zijn geaccepteerd en verwerkt. Allereerst moeten deze verwerkt worden: geaccepteerd of verwijderd. Zet pas daarna de knop uit.

Geen markeringen

Je kunt tijdens het proces van Wijzigingen bijhouden schakelen tussen wat je wel of niet ziet. Daar is het keuzevenster naast Wijzigingen bijhouden voor bedoeld. Kies je voor Alle markeringen (uiteindelijk weergegeven opmaak) dan is dit prima om te redigeren maar vervelend voor degene die de veranderingen aanbrengt.
Kies daarom voor Geen markeringen (uiteindelijk) vlak voordat je het document opslaat of verstuurt. Alles wordt echter wel onthouden. Zodra je weer schakelt naar Alle markeringen kun je één voor één de veranderingen accepteren.

Bewerking beperken

Via tabblad Controleren kun je uitzonderingen maken bij Bewerking beperken. De beveiliging start als je kiest voor Ja, afdwingen beveiliging starten. Geef eventueel een wachtwoord op. Met het wachtwoord kun je restrictie opheffen.

Documentcontrole

Met de functie documentcontrole kun je je document controleren op veel punten: of deze tekstueel en opmaaktechnisch in orde is en of alle revisies en versie-informatie eruit zijn.
Klik op Bestand > Info (of in versie 2007 Officeknop > voorbereiden) en keis voor Document controleren. Haal hier meteen in één keer alle verborgen informatie weg. Wel zo handig als er bijvoorbeeld met tarieven is gegoocheld.

Op één plek

Plaats het document in een gedeelde map op het netwerk of in de cloud en werk allemaal in hetzelfde document. Stuur alleen een hyperlink ernaartoe. In Skydrive, SharePoint, Google Drive en Dropbox kun je gelijktijdig in hetzelfde document werken.

Versiebeheer

Office slaat om de paar minuten het bestand automatisch op. Die versies worden bijgehouden en kun je zien via Bestand > Info > Versiebeheer.
In SharePoint kun je versiebeheer aanzetten via tabblad Bibliotheek.
Klik op Bibliotheekinstellingen en open de link Instellingen voor versies.
Zet je hier versiebeheer aan dan wordt ieder gewijzigd en opgeslagen document als een nieuwe versie opgeslagen. Ben je niet tevreden over een versie, dan haal je gewoon de vorige terug.

Word 2007: sjabloon maken [Vakbase]
Etiketten maken in Word vanuit Outlook 2007 [Vakbase]
Kolommen maken in Word [Vakbase]

Reageer op dit artikel