Niets zo heerlijk als de deur van een opgeruimd kantoor achter je dichttrekken. Stel je voor dat je na je vakantie terugkomt in een bende: stapels papier en dossiers, een uitpuilende mailbox met oude mail!… Met deze tien tips van Karen Visser (New Broom) zorg je dat je opgeruimd de zomer in gaat.

1. Regeren is vooruit zien.
Kijk wanneer je laatste werkdag is en reken terug hoeveel weken dat nog zijn. Dat zijn er vast minder dan je denkt! Maak een lijstje: welke drie dingen moeten er zeker nog gebeuren voordat je weggaat? Houd ook rekening met langlopende projecten, waarvoor je misschien al dingen in gang kunt zetten.

2. Geef het beestje een naam.
Kijk rond op je werkplek en in je kamer: wat is achterstallig archiveerwerk, uitzoekwerk, sorteerwerk? Bepaal wat je wilt dat er gebeurt vóór je vertrek en geef het ook prioriteiten. Sommige dingen zijn ‘leuk als ze nog worden gedaan’, andere zaken zijn ‘rampzalig als ze niet worden gedaan’.

3. Manage elkaars verwachtingen.
Wat verwacht je manager in zijn of haar vakantietijd van je, qua bereikbaarheid en taken? Misschien dat je het in bepaalde opzichten rustiger krijgt als je manager weg is, maar misschien vang je wel telefoon of taken op van een of meerdere collega’s.

4. Mest je werkplek uit.
Al pak je één bakje of la per dag aan: doe iets! Sorteer wat er ligt en stel diagnoses. Is het archiveerwerk? Moet het ergens heen? Kan het weg?

5. Begin ruim van tevoren met je overdracht.
Denk niet dat je dat beter de laatste dag kunt doen omdat je dan actueler bent; het scheelt je veel tijd als je alleen wat puntjes op de i hoeft te zetten op zo’n hectische dag.

6. Meld je af bij nieuwsbrieven.
Maak een lijstje van je afmeldingen en zet in je agenda dat je een maand na terugkeer van vakantie kijkt welke je écht hebt gemist. Voor die nieuwsbrieven meld je je weer aan. Resultaat: een minder volle inbox.

7. Maak een lijstje voor rustige tijden.
Afhankelijk van je branche en de bezetting van je organisatie kan het zijn dat zomertijd betekent dat je tijd krijgt voor dingen die al lang op de plank lagen. Als je zomaar opeens drie uur over hebt, wat zou je dan als eerste aanpakken?

8. Pas op voor uitlopers
Heb je de twee weken voor je vertrek bepaalde overleggen, dan kunnen daar acties uit voortvloeien: het monitoren van de voortgang van zaken of het maken van verslagen en besluitenlijsten. Let op dat je ook de tijd die dit je kost inbouwt in je laatste weken.

9. Spreek dezelfde taal als je vervanger.
Wat betekent ‘je vervangen’? Zijn je taken zoveel mogelijk gedaan of is ‘vervangen’ in andermans woordenboek ‘stapeltjes maken van je ongeopende post’? Zorg dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

10. Gebruik de hooivork bij het uitmesten van je mailbox bij terugkeer.
Natuurlijk had je een auto-reply aan staan (toch?). Maar de ontelbare mails die binnenkwamen, groepeer je op afzender, en dan begint het: scannen van alle mails, deleten/bewaren/doorsturen/naar een mapje ‘actie’ slepen – en door. Liefst in blokken per afzender; dat ruimt lekker op. Begin ook bij de oudste mails – zo voorkom je dat je achterhaalde dingen oplost!