Of je nu een vergadering, personeelsuitje of relatiedag organiseert, het organiseren van een evenement kan worden gezien als het realiseren van een project. Er is altijd een duidelijk beginpunt, een concreet eindresultaat en een unieke opzet. Gedegen projectmanagement is de basis voor een succesvol evenement en zorgt bovendien voor een efficiënte en effectieve route er naar toe.

Afhankelijk van de omvang, complexiteit en het belang van het evenement zul je dit alleen of samen met anderen organiseren. Als je de mogelijkheid hebt met een projectteam te werken, is het belangrijk om te zorgen voor:

Een evenwichtig projectteam
Een team van collega’s die goed kunnen samenwerken en elkaar goed aanvullen met betrekking tot de benodigde capaciteiten, zoals creativiteit, leiderschap, financieel inzicht, overtuigingskracht, logistiek inzicht en kennis van de doelgroep.
Vertegenwoordiging van de betrokken afdelingen
Zorg er bij een intern evenement (voor medewerkers) bij voorkeur voor dat alle (typen) afdelingen en leeftijden vertegenwoordigd zijn. Bij een extern evenement hoeven niet alle afdelingen waarvan relaties worden uitgenodigd (bijvoorbeeld marketing, sales, directie, inkoop) per definitie in het organisatieteam zitting te nemen. Het is dan wel een ‘must’ deze afdelingen vooraf te raadplegen over de belevingswereld van de doelgroep, wat er in het verleden al voor hen is georganiseerd en hoe dat is bevallen.
Duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Wijs bijvoorbeeld een budgethouder aan, een aanspreekpunt voor de interne opdrachtgever, voor de locatie en catering, een notulist, wie maakt het draaiboek et cetera.
Daadkracht: maak het team niet te klein en niet te groot
Als team moet je goed in staat zijn beslissingen te nemen. Een te grote groep belemmert dit. Een te kleine groep kan wellicht te weinig werk verzetten.

Begin op tijd!

Hoe lang je van tevoren van start moet gaan met de organisatie van het evenement, is sterk afhankelijk van het type evenement. Een afscheidsreceptie of teambuildingsuitje vraagt immers om een andere voorbereiding dan het 50-jarig jubileum. Een bepalende richtlijn bestaat hier eigenlijk niet voor, omdat dit van veel factoren afhankelijk is. Zo spelen de populariteit van de beoogde locatie en de andere facetten waaruit je het evenement wilt opbouwen ook een grote rol. Bij sommige locaties of artiesten kun je er niet vroeg genoeg bij zijn.

[intermezzo:1]

Tijdens de eerste samenkomst van het projectteam, de start-up, worden de kaders gesteld die richting geven aan álle activiteiten die vanaf dat moment moeten worden ondernomen. Het is daarom verstandig voor deze vergadering niet alleen het projectteam, maar ook andere belangrijke betrokkenen uit te nodigen, zoals de opdrachtgever. Bespreek en formuleer alle uitgangspunten voor de uiteindelijke invulling van het evenement in dit stadium zo gedetailleerd mogelijk. Denk hierbij aan doelstelling, doelgroep, aantal gasten, budget, type evenement en overige wensen en verwachtingen. Neem uitgebreid de tijd voor de start-up. De tijd die je nu investeert verdien je later ruimschoots terug, omdat je voorkomt dat er (heel) veel werk voor niets wordt gedaan.

Actielijst

Maak vanaf deze eerste projectvergadering een actielijst eventueel met daaraan gekoppeld een besluitenlijst. Deze actielijst bestaat minimaal uit een viertal kolommen, namelijk:

Actienummer
Actie (wat)
Actienemer (wie)
Deadline (wanneer)

Bij ieder volgend overleg vindt vervolgens terugkoppeling plaats aan de hand van de actielijst: wat is er aan actie ondernomen, met wat voor resultaat en hoe moet hieraan vervolg worden gegeven? Hieruit ontstaat dan weer een nieuwe actielijst. Zo vormt de actielijst een continue blauwdruk van afspraken, acties en deadlines in het kader van de organisatie van het evenement. Uitgebreide notulen zijn hierbij dan niet nodig.

Hoe klein een evenement of bijeenkomst ook is, maak altijd een actielijst en draaiboek. Ze creëren duidelijkheid en overzicht voor jezelf en andere betrokkenen. Hierdoor weet iedereen wat er wanneer van hem/haar verwacht wordt en zullen minder snel fouten gemaakt worden.

Draaiboek

Eén tot enkele weken voor aanvang van het evenement begin je met het maken van het draaiboek. Het draaiboek is bedoeld als sturingsinstrument tijdens de uitvoering van het evenement. Tot aan het evenement volstaat de actielijst.

Zodra het evenement van start gaat, maakt de actielijst plaats voor het draaiboek. Een draaiboek is eigenlijk niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van het evenement. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement en is bedoeld voor alle personen die daaraan actief een bijdrage dienen te leveren. De opzet van het draaiboek kan uit de volgende kolommen bestaan, waarbij de kolom “tijd” dus leidend is en bepalend voor de volgorde van de acties:

Datum/tijd
Locatie/zaal
Actie
Actienemer
Bijzonderheden

Je maakt hierbij als het ware een backwards planning, waardoor je duidelijk inzicht krijgt in wanneer je uiterlijk met een bepaalde actie moet beginnen om later niet in de problemen te komen.

Om het draaiboek compleet te maken is het tot slot nog raadzaam om de (op dat moment bereikbare) telefoonnummers op te nemen van locatie, leveranciers, vervoersdiensten en andere nummers die nodig kunnen zijn. Hoe goed je voorbereiding immers ook is, er zal op de dag zelf altijd nog overleg nodig zijn.

Bovendien kan het altijd voorkomen dat je tijdens de uitvoering van het evenement voor verrassingen komt te staan die om snel en slagvaardig handelen vragen. Probeer dan rustig te blijven en oplossingsgericht te denken. Improviseren is (en blijft) soms nodig omdat niet alles te voorzien is, maar veel risico’s zijn gelukkig uit te bannen door een degelijke, projectmatige voorbereiding.

Begin op tijd!

Actielijst

Draaiboek

Lees ook: