Format projectplan

Zorg ervoor dat het format van jouw projectplan in elk geval de volgende elementen bevat.

Project:
Interne code:
Opdrachtgever:
Projectleider:
Startdatum:
Datum:
Status:
File naam:

Geplande einddatum:

Inhoudsopgave

Inleiding
1.1. Management Summary
1.2. Achtergrond project
Projectinhoud
2.1. Projectresultaat
2.2. Afbakening projectresultaat
2.3. Eisen
2.4. Werkzaamheden betrokken partijen
2.5. Raakvlakken met andere projecten/activiteiten
Projectuitvoering
3.1. Fasering
3.2. Producten
Projectbeheersing
4.1. Geld
4.2. Organisatie
4.3. Kwaliteit
4.4. Informatie
4.5. Tijd
4.6. Samenwerking
Risicoanalyse
5.1. Potentiële risico’s
5.2. Risico reducerende maatregelen

Projectplan in detail

Na de basisgegevens en inhoudsopgave begint het schrijven van jouw projectplan eigenlijk pas echt. Hierbij wat aanknopingspunten om de inhoud, uitvoering, beheersing en risicoanalyse in je projectplan te schrijven.

1. Inleiding
1.1. Management Summary
> Kort overzicht waarin het ‘waarom’, het ‘hoe’, ‘wie’ en het ‘wanneer’ wordt beschreven. Ook worden de grootste potentiële knelpunten beschreven.

1.2. Achtergrond project
> Een uitgebreidere beschrijving waarin de huidige stand van zaken en de gewenste situatie wordt beschreven. Tevens wordt de urgentie van het project toegelicht, evenals de relatie met andere belangrijke ontwikkelingen.

2. Projectinhoud
2.1. Projectresultaat
> Wat is af als het af is? Is dit SMART te formuleren?

2.2. Afbakening projectresultaat
> Waar ziet de projectleider de grenzen van het project? Wat wordt er niet gedaan, wie zou dit eventueel moeten doen?

2.3. Eisen
> Welke eisen stelt de projectleider aan zijn opdrachtgever, zijn klanten en zijn omgeving?

2.4. Werkzaamheden betrokken partijen
> Wat moet er door anderen dan het projectteam worden gedaan en wanneer moet dit gereed zijn?

2.5. Raakvlakken met andere projecten/activiteiten
> Van welke andere projecten is men afhankelijk? Waar liggen eventuele overlappingen/raakvlakken met andere ontwikkelingen?

3. Projectuitvoering
3.1. Fasering
> Welke fasering wordt gevolgd? Per fase een korte toelichting van de werkzaamheden.

3.2. Producten
> Welke producten worden in welke fase opgeleverd? Per product een korte toelichting op de inhoud.

4. Projectbeheersing
4.1. Geld
> Hoeveel is er begroot? Hoe is de onderbouwing?

4.2. Organisatie
> Welke medewerkers zijn nodig? Hoe ziet het organisatieschema van het project er uit?

4.3. Kwaliteit
> Aan welke eisen moet het projectresultaat voldoen? Aan welke eisen moeten de projectleden voldoen?

4.4. Informatie
> Maandelijks zal er een voortgangsrapportage worden gemaakt voor de opdrachtgever. In dit rapport zal hoofdstuk 1 ingaan op de inhoud van het project en zal in hoofdstuk 2 de beheersing (GOKIT) van het project worden gerapporteerd.

4.5. Tijd
> Wat is de totale doorlooptijd en de einddatum van het totale project? Wat is doorlooptijd en einddatum per fase? Wat zijn eventueel beperkende factoren?

4.6. Samenwerking
> Hoe blijven alle partijen betrokken en op de juiste koers?

5. Risicoanalyse
5.1. Potentiële risico’s
> Wat zijn de potentiële risico’s tijdens de uitvoering van het project? Welke methode van risicoanalyse is toegepast?

5.2. Risico reducerende maatregelen
> Welke risico’s worden door de projectaanpak geëlimineerd? Welke risico’s kunnen door het projectteam worden beheerst? Welke risico’s moeten door de opdrachtgever worden beheerst?

Bron: Het projectassistentboek

Bekijk deze trainingen:

Evenementen organiseren – Deze training geeft je de handvatten om ‘gewapend’ en zelfverzekerd, op een praktische manier de coördinatie van een evenement goed op te pakken.

Projectmanagement – In deze training leer je hoe je als managementondersteuner een gelijkwaardige rol krijgt bij het uitvoeren van projecten binnen je organisatie.

Lees ook:

Wat houdt de functie van projectassistent in? Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken?

Geef je weleens leiding aan een project? Waar begin je? Twee experts geven tips en waarschuwen voor valkuilen.

Wat kun jij doen om het project soepel te laten verlopen en op tijd in te grijpen als er iets misgaat? Zo bewaak je de voortgang van een project.