blog

Nooit meer achterstallig werk? Zo doe je dat

Plannen en organiseren

Wat moet je doen in de rustige weken van de zomer? Zo weinig mogelijk! Ja, een controversiële uitspraak, maar ik heb er goede redenen voor. Ga dus niet archiveren. Pak niet dat moeilijke project op. Ga vooral niet opruimen en opschonen. Wat dan wel? Hier mijn persoonlijk advies.

Nooit meer achterstallig werk? Zo doe je dat

Ik snap die populaire adviezen wel die beweren dat je bovenstaande juist wél moet doen. Maar bij mij werkte dat nooit. Ik werk altijd voor drukke bazen of meerdere tegelijkertijd. Dus echt rustige periodes ken ik niet. En die zogenaamd ‘rustige zomermaanden’ zijn vaak slechts een paar weken. En hoe zit je erbij als je collega’s uitgerust terugkomen van vakantie? Moe, want je was de hele tijd bezig met minder leuke projecten en klussen waar je ‘gelukkig’ normaal gesproken niet aan toe komt. Natuurlijk is het lekker als je achterstallig werk gedaan hebt in de zomer… maar stel je eens voor dat je dit voor elkaar bokst tijdens ‘gewone’ werktijd? Het effect is dan drie keer zo groot.

Relax to excelerate

Daarom is dit mijn eerste advies. Heb je een paar weken voor de boeg waarin je op een half leeg kantoor zit: doe het dan rustig aan. Kom niet te vroeg, neem je volledige pauze, ga op tijd naar huis. Plan je dagen niet te vol, geniet van een tempo waar jij het volledig voor het zeggen hebt. Mijn motto: Relax to excelerate! Ik geloof er heilig in dat we beter en sneller presteren als we relaxed zijn.

Werk halve dagen

Tweede advies: werk halve dagen. Dat is een trucje dat bij mij wonderen doet. Ik werk dan relaxed tot de middag en doe de rest van dag iets leuks. En ik kan echt ontspannen want ik weet dat ik niet gestoord word en als er iets is – morgen ben ik er weer. Ik tank zo meer bij dan van een vakantie, omdat ik dan toch mijn telefoon blijf checken. Stem het wel af met je werk en reserveer een paar vakantiedagen die je zo kunt invullen. Het klikt contra-productief maar als je een long-term 24/7 PA bent voor drukke bazen… dan ga je er echt van profiteren.

Zorg voor routine en werk in tijdblokken

Nu dan die vervelende en achterstallige projecten. Daar heb ik een ook trucje voor. Ik ben een voorstander van terugkomende routines en werken in tijdblokken. En dat is ook van toepassing voor assistenten die veel ad-hocwerkzaamheden hebben.

Vaste routines

Voorspelbare vaste momenten gronden je op diep niveau. Het geeft veiligheid en houvast. Zonder deze momenten zijn we constant in de ‘vlucht of vecht-modus’. Routines zijn essentieel. We hebben vaak allemaal onze privéroutines, maar ze ontbreken vaak in ons zakelijk leven.

Zorg voor focus

We kunnen maximaal 45-55 minuten ongestoord en met volledige focus iets uitvoeren. Langer kan het brein niet aan. Je kijkt even weg, je haalt nog een kop koffie, je rent naar de wc… Bewust of onbewust nemen we een mini-pauze. Ik heb dit blok iets korter gemaakt, 30 minuten, want bijna alles kan wel 30 minuten wachten.

Blok je acties

En nu mijn actie: ik heb 2 keer per week een blok van 30 minuten vast in mijn agenda geblokt voor mijn ‘black list’-activiteiten. Dat zijn die ‘vervelende of achterstallige’ projecten. Geen ge-ja-maar! Dat uur per week werk ik eraan. En ik doe het. En geloof me, die lijst is daardoor nooit lang. En zelfs ook niet zo vervelend, want 30 minuten aan iets vervelends werken valt best mee. Ik ben eraan gewend en dit is stiekem mijn grootste productiviteitswapen. En dus heb ik niet eens een lijst die ik moet oppakken tijdens de rustige zomermaanden. Ik plan dan juist tijd in om het iets rustiger aan te doen, middagen te spijbelen en ook fris en uitgerust op kantoor te komen als iedereen terug komt, klaar voor de volgende marathon.

Auteur

Anna Tjumina is private assistant en auteur van Six Essential Soft Skills of Indispensable Assistants.

Reageer op dit artikel