blog

Mystery guest

Plannen en organiseren

Ik ben bezig om een groot internationaal evenement te organiseren en ik moet zeggen dat ik veel voor elkaar krijg door gewoon te durven vragen. “Krijg ik korting? Nee? Mogen de gasten dan gebruikmaken van wifi?” Ik heb een cateraar (omdat het goedkoper is): “Mag de cateraar gebruikmaken van de keuken? Zo nee, wat zijn dan wel de mogelijkheden om het binnen budget te houden?” Ik merk dat niet iedereen dat durft, zeker als je het voor het eerst doet.

Mystery guest

Maar mijn tip is: doe het gewoon, dat kan best wat geld schelen.

Een andere tip: maak gebruik van een draaiboek. Ik heb voor elk onderdeel mijn eigen afvinklijstje: hoeveel deelnemers, wat is het budget, moet ik hotelreserveringen maken? Minimaal een halfjaar voor het evenement, afhankelijk van hoe groot het evenement is, ga ik om de tafel zitten met de organisator. Samen nemen wij het draaiboek door en ik maak actielijstjes en streep door wat wel en niet van toepassing is. Ik houd van mijn draaiboek: alles staat erin wat nodig is om een goed evenement tot stand te brengen. Ook mijn contactpersonen staan erin. Ik licht ze bij elke wijziging onmiddellijk in.

Onder de genodigden van dit evenement zijn ook mensen die bewaking nodig hebben. Alleen ik mag weten wie dat zijn en het is strikt geheim. Collega Cor is degene die over de protocollen gaat, maar zelfs hij weet niet wie het zijn. Het enige wat hij weet is dat het strikt geheim is. Nu is Cor het nerveuze type, en om die reden verzin ik altijd maar een naam zodat ik in elk geval zeker ben dat hij alles in goede banen zal leiden.

Nu heb ik de naam van een bekende Nederlandse volkszanger opgegeven… niet wetende dat Cor en zijn vrouw groot fan van hem zijn. Ik link Cor altijd in acties die ik maak in mijn draaiboek en daarin staat vermeld dat onze mystery guest donderdag aanstaande langskomt om een en ander door te nemen.

Samen met onze mystery guest (een niet geliefd politiek persoon) zit ik alle punten rustig door te nemen en dan… horen wij opeens een lied dat je eerder hoort op een Nederlandse camping aan de Costa Brava. Het is Cor. Met zijn vrouw. Ze staan met fansjaal en dito t-shirt te wachten voor de deur op een handtekening en een selfie van de man waarvan Cor dacht dat het de mystery guest was…

Stamelend bied ik mijn excuus aan voor het geluid en ik loop snel naar Cor. Fluisterend leg ik hem alles uit en gelukkig moet hij er zelf erg om lachen. Hij neemt het sportief op en zegt tegen de politicus dat hij zich helaas heeft vergist.

Dit toont maar aan dat zelfs een draaiboek niet altijd toereikend is. En dat je er ter plekke à l’improviste maar een draai aan moet geven. Met wat hulp van Cor.

Auteur

Gaby Madiredjo is secretaresse bij de VU en werkt op het secretariaat van de faculteit Rechtsgeleerdheid. In haar column beschrijft ze wat ze dagelijks meemaakt op het werk en haar verwondering over collega’s, workflows en stroef lopende communicatie. Als vrijwilliger bij De Regenbooggroep zet ze zich in voor mensen die financiële problemen hebben. Ook hieruit put ze inspiratie.

Reageer op dit artikel