Als managementassistent of secretaresse moet je van alle markten thuis zijn. Naast je eigen taken probeer je zo veel mogelijk uit handen te nemen van anderen. Je notuleert, je organiseert, je beheert informatiestromen, correspondeert, doet complex agendabeheer en een deel van jullie heeft ook facilitaire taken. Je ontzorgt op hoog niveau: je denkt ver vooruit, doet alle voorbereidingen en dekt risico’s af. Ik heb daar grote bewondering voor. Als ik een week vooruit kan kijken, dan is dat vaak al een wonder.

We publiceren elke maand verhalen van, over en voor secretaresses en managementassistenten. Onder meer over het organiseren van evenementen. Velen van jullie zijn er bekend mee of zijn er zelfs in gespecialiseerd. Experts en assistants vertellen over trends en de events waar ze het meest trots op zijn. Een van de geïnterviewden zei dat ze in een ‘krimpfunctie’ zit. Een mooi woord, voor iets wat niet mooi is. Maar bij de pakken neerzitten doet ze niet, welnee, ze is al bezig met een vervolgopleiding, en wil zich nog meer richten op het organiseren van events. (Lees haar verhaal: best practice Astrid van Loon)

Wat me sowieso opvalt, bijvoorbeeld tijdens interviews die ik doe met young professionals, is het ethos en het enthousiasme waarmee deze assistants hun werk doen. Ze werken hard, pakken alles aan en zien nieuwe taken als een uitdaging. Eén van hen zei laatst treffend: “Ik werk hier nu anderhalf jaar en ik bedacht me laatst: ik doe nu al iets heel anders dan ik anderhalf jaar geleden deed.” Zo snel kan het gaan. Ze krijgt de vrijheid om haar eigen baan zoveel mogelijk zelf in te richten – en ze maakt daar terecht dankbaar gebruik van.

Wat daarbij zeker helpt, is het kennen van je talent. Waar ben je goed in? Waar heb je plezier in? Wat doe je moeiteloos, zonder dat het energie kost? Toen ik een blauwe maandag projectmedewerker was en offertes voor bedrukte pennen moest vergelijken, wist ik niet waar ik moest beginnen. Ik vond het dodelijk saai en oninteressant. Ik leefde pas op toen ik teksten schreef voor de website!

Dus: zorg voor jezelf. Net als in het vliegtuig, waar je in geval van nood eerst je eigen zuurstofmasker opzet en daarna pas dat van je kinderen. Pas als jij ‘safe’ bent c.q. lekker in je vel zit, kun je anderen helpen.