checklist

Checklist evenementen organiseren

Plannen en organiseren

Tips om het overzicht te bewaren als je een groot project onder je hoede hebt.

Een evenement organiseren is een groot project. Niet alleen heb je daarbij organisatietalent nodig, maar ook vaardigheden als kunnen plannen en de voortgang bewaken zijn belangrijk. Verdeel het project daarom in stukken, zo houd je overzicht.

1) Stel een projectteam samen

– Zoek mensen met een mix van de benodigde vaardigheden.
– Zoek mensen die goed kunnen samenwerken.
– Zorg voor voldoende capaciteit (daadkracht) en beschikbare tijd.
– Maak taken en verantwoordelijkheden duidelijk.
– Bepaal en bespreek de voortgang.

2) Stel een dossier samen, met aparte hoofdstukken of tabs voor alle informatie over:

– de locatie;
– inrichting en decoratie;
– entertainment;
– sprekers;
– audiovisuele voorzieningen;
– vervoer;
– communicatie met de doelgroep;
– vergunningen en verzekeringen;
– overige relevante zaken.

3) Stel een actielijst op. Deze bevat:

– alle acties die ondernomen moeten worden;
– deadlines per actie;
– verantwoordelijke per actie.

4) Stel ook een kostenbegroting op.

En wel voor alle onderdelen waaruit het evenement is opgebouwd. Handig is als de kostenbegroting dezelfde indeling heeft als het dossier!
Neem ook een post ‘onvoorzien’ op van 10%. Bespreek de begroting bij iedere vergadering en pas hem aan.

5) Vergunningen en verzekeringen

Denk aan eventueel benodigde vergunningen en overweeg extra verzekeringen af te sluiten.

Tik ‘evenement’ in op je Assistent en vind nog veel meer checklists, draaiboeken en tips.

Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel