+ enkele tips om de voordelen van e-mail niet te laten ondersneeuwen door de nadelen.

Enkele voordelen

• Het is een gemakkelijke, goedkope en snelle manier van communiceren.
• Je kunt snel een boodschap sturen naar meerdere mensen, waarbij de ontvangst, zo nodig, kan worden gecontroleerd.
• Als verzender bepaal je zelf wanneer je de e-mail verstuurt en als ontvanger wanneer je de e-mail leest; je hoeft geen rekening te houden met bepaalde tijden.

Enkele nadelen

E-mail heeft echter ook nadelen, die ervoor kunnen zorgen dat de voordelen van e-mail verloren gaan of in ieder geval minder worden:

• De stroom e-mails die dagelijks op je af komt, wordt steeds groter, waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet (je loopt het gevaar schijnbaar onbelangrijke e-mail te negeren).
• E-mail wordt voor alles en nog wat gebruikt (leuke weetjes en echt belangrijk), waardoor het alweer lastig wordt om het kaf van het koren te scheiden.

Tips om overzicht te houden

• Handel e-mail meteen af: dus niet alleen openen en besluiten er later op te antwoorden, maar, zo mogelijk, direct afhandelen.
• E-mail meteen weggooien, indien mogelijk.
• E-mail meteen doorsturen naar anderen, indien nodig of mogelijk (delegeren).
• E-mail waar meer tijd aan besteed moet worden dan op dat moment beschikbaar is bewaren in een actiemap en/of direct inplannen.
• E-mail die alleen maar gearchiveerd moet worden, meteen archiveren.
• Streef naar een lege inbox, de brievenbus thuis leeg je toch ook dagelijks. Heb je een overvolle inbox (honderden, zo niet duizenden e-mailtjes), dan kun je hiermee je productiviteit snel opschroeven.
• Schakel het signaal voor de ontvangst van nieuwe mail uit: laat je niet afleiden door nieuwe e-mail tijdens het werken aan wat anders.
• Handel e-mail drie- of viermaal per dag op vaste tijdstippen af: bijvoorbeeld bij binnenkomst, om 11.00 uur, na de lunch en om 15.30 uur.
• Beperk inkomende e-mail waar mogelijk: onnodige cc’tjes vervuilen je inbox onnodig, vraag de betreffende afzender je van de lijst te halen; junkmail is af te vangen met filters.

Hoe je je e-mail snel verwerkt
E-mailbehandeling: afspraken binnen een organisatie
Gedragsregels bij e-mailen
Boek: Meer Power met timemanagement 3.0
Training: POWERsecretaresse!