checklist

Afspraken maken met collega’s

Plannen en organiseren

De menselijke natuur kent drie grondbeginselen.

  1. De grootste behoefte van de mens is zich belangrijk te voelen en te worden gewaardeerd.
    Dus: hoe belangrijker je iemand zich laat voelen, hoe positiever deze persoon op jou zal reageren.
  2. Mensen zijn vooral in zichzelf geïnteresseerd.
    Dus: benader andere mensen vanuit de visie die zij hebben en vanuit wat zij willen.
  3. De natuurwet van wederkerigheid.
    Dus: wat je geeft, zul je ooit ergens in veelvoud terugkrijgen.

Bron: Allan en Barbara Pease, Waarom mannen en vrouwen elkaars naam moeten onthouden (en vooral niet over zichzelf moeten praten).

Houd deze drie grondbeginselen in gedachte als je afspraken met collega’s maakt of taken wilt delegeren, en gebruik de volgende tips:

  1. Vraag het vriendelijk en ‘eis’ niets. Leg de ander uit dat je een probleem hebt dat hij kan helpen oplossen.
  2. Neem de tijd om toe te lichten wat je verwacht en voor wanneer (deadline).
  3. Wees duidelijk over wat je wel doet en wat je niet doet.
  4. Laat de ander daarop reageren, zodat duidelijk wordt of hij het wel of niet wil doen. Heeft hij er bijvoorbeeld tijd voor? Denkt hij het aan te kunnen? Of heeft hij ergens hulp bij nodig?
  5. Laat de ander je verzoek herhalen zodat er geen misverstand kan ontstaan over het gewenste resultaat. Want jouw idee van ‘beknopt’ kan wel eens mijlenver afliggen van wat je collega daaronder verstaat. En het zou zonde zijn als hij er veel meer tijd of energie in stopt dan noodzakelijk is.
  6. Check geregeld of zaken nog lopen zoals afgesproken. Als ze niet lopen zoals gepland, maak dan nieuwe afspraken met nieuwe deadlines.
  7. Laat de ander de afspraak invullen zoals hem dat goed dunkt. Als het resultaat maar is zoals jij hebt afgesproken.
  8. Bedank hem voor het resultaat!

Is het werk ondanks de heldere afspraken toch niet gedaan? Zeg dan niet tegen die collega:

  • ‘Ik kan ook helemaal niets aan je overlaten!’
  • ‘Dit is de zoveelste keer dat je me teleurstelt!’
  • ‘Ik had het net zo goed zelf kunnen doen.’

Maar:

  • ‘Oh, dan hebben we een groot probleem, want de directie verwacht vandaag antwoord. Is er een manier waarop we dit kunnen oplossen?’
  • ‘Goh, wat vervelend. Ik begrijp best dat het zo gelopen is, maar ik kom hierdoor echt in de problemen. Kan ik je ergens mee helpen? Of moeten we kijken of we ergens hulp kunnen krijgen?’
  • ‘Gelukkig heb ik nog wel iets speling. Wanneer denk je dat je het afgerond kunt hebben? Laten we de knelpunten samen doorspreken, zodat we naar een oplossing kunnen zoeken.’

Bedenk dat je het niet voor de ander hoeft op te lossen. Laat hem zelf naar een oplossing zoeken. Neem hem het werk ook niet uit handen. Want zo komt je eigen werk in de verdrukking. Je kunt immers niet alles zelf doen.

Delegeren – tien nuttige tips
Kernwaarden van jou en je collega’s
Hoe overleef ik mijn collega’s?
Boek: Timemanagement: slim omgaan met uw werktijd
Training: Optimaal communiceren voor een vlekkeloze samenwerking

Reageer op dit artikel