Met een aantal basisprincipes kan iedereen opruimen. Discipline is wel altijd een uitgangspunt. Want zolang de kaboutertjes nog niet voor ons willen werken, zullen we echt zelf onze spullen moeten opruimen.

Basisprincipes opruimen:

1. Eerst sorteren, dan rubriceren
Pas als je alles hebt gesorteerd, kun je keuzes maken. Dan zie je pas dat je niet echt vijf perforators nodig hebt. Of blijkt dat je de prijslijst in drievoud bewaart.

Maak een eerste schifting:

1. Bewaren
2. (Terug) naar anderen
3. Weg (eventueel via de papiervernietiger)

Zorg dat categorieën 2 en 3 zo snel mogelijk uit je gezichtsveld verdwijnen.

Sorteer de spullen die je wilt bewaren naar rubriek of onderwerp. Leg deze in:

• een (insteek)map
• een tijdschriftencassette
• een doos of bak

Zo krijg je gaandeweg overzicht van wat je hebt verzameld per onderwerp. Er ontwikkelt zich een basis uit welke onderdelen je (archief)systeem blijkbaar bestaat. Dit is de basis om straks je nieuwe systeem op in te richten.

2. Geef het een naam en een plek

Naam
Stel vast onder welk onderwerp (naam) de informatie valt. Zorg dan dat de naam duidelijk zichtbaar is.

• Papier: vermeld het onderwerp op de map, het rapport, of de brief.
• Digitaal: geef bestanden een duidelijke naamsomschrijving (dus niet: ABE 254 240712, maar Begroting 2012-2017 versie 24/07/2012).
  Overweeg om papieren informatie te scannen en digitaal te bewaren. Dat bespaart ruimte en de informatie is dan voor iedereen beschikbaar.

Vaste plek
Zorg dat je een vaste plek hebt voor spullen en dat spullen een vaste plek hebben. Dat geldt trouwens niet alleen voor informatie over lopende activiteiten, contracten of belangrijke telefoonnummers, maar ook voor kantoorartikelen, sleutels en promotiemateriaal.

3. Maak het mooi
Het oog wil ook wat. Daarbij geeft een aantrekkelijke omgeving je rust en voldoening.

• Nette mappen, ordners, bakjes, kantoorartikelen etc. (dus niet vies en half kapot).
• Identieke nieuwe rugetiketten (gratis software via de grote etiketmerken te downloaden).
• Inspirerende eyecatchers aan de muur of op je bureau (foto’s, beeld, vaas).

Koop geen nieuwe materialen voordat je opgeruimd hebt. Wellicht heb je ze helemaal niet nodig, omdat je minder hebt weggedaan dan verwacht.

4. Onderhoud je systeem
Je werkplek blijft opgeruimd als je dagelijks even opruimt. Je maakt het jezelf makkelijker als je steeds de voordelen in je achterhoofd houdt: controle, overzicht, rust aan de ogen en in het hoofd).
Dit betekent niet dat je elk velletje papier direct moet archiveren. Liever niet zelfs, want dat is niet eg efficiënt. Het is prima om die periodiek op te bergen.

Maak eens in het kwartaal tijd om eens om je heen te kijken en vast te stellen of je systeem nog steeds werkt. Plan daarvoor een afspraak in je agenda. En als het niet meer optimaal voor je werkt, doe je er iets aan.

5. Gebruik een natuurlijk moment

• Delete mailtjes als je telefonisch in de wacht staat.
• Verwijder oude informatie uit een ordner als je er doorheen bladert op zoek naar iets anders. Of houd de stelregel aan: ‘Iets nieuws erin, dan iets ouds eruit.’
• Gooi verouderde formulieren weg als je die tegenkomt op zoek naar iets anders.

Het ordenen en archiveren van privédocumenten
Tijd voor e-mailbeleid
Checklist schoonmaak: zeven tips
Boek: Timemanagement: slim omgaan met uw werktijd
Training: TImemanagement