checklist

Overzicht soorten evenementen

Plannen en organiseren

Heb jij de taak een evenement te organiseren? Om te bepalen wat voor evenement je kiest, is het belangrijk de doelstelling van het evenement te weten.

Waarom organiseer je dit evenement? Wat wil je ermee bereiken?

Informeren?
Wil je een bepaalde boodschap overbrengen? Wil je bepaalde informatie overdragen of moet er juist informatie of kennis kunnen worden uitgewisseld? In deze gevallen kun je bijvoorbeeld denken aan een seminar, congres of conferentie.

Feestje?
Of is het vooral de bedoeling om je gasten te belonen of te bedanken? Dan ligt een spetterende feestavond of leuk uitje meer voor de hand.

Naast de doelstelling van je evenement zijn er nog meer uitgangspunten die belangrijk zijn bij het bepalen wat voor type evenement geschikt is. Bijvoorbeeld:

  • De gewenste of maximale lengte van het evenement.
  • De meest geschikte tijdstippen op de dag om je doelgroep te ontvangen.
  • Wat is er in het verleden al voor de doelgroep gedaan?
  • Wat wordt er door de concurrent georganiseerd?
  • Is er interactie gewenst tussen je bedrijf en de gasten?
  • Is er interactie gewenst tussen de gasten onderling?
  • Moeten de gasten vermaakt worden of juist geïnformeerd?
  • Is het belangrijk dat de gasten ook hun mening kunnen geven of niet?
  • Verwacht de doelgroep spektakel, vernieuwing en iets unieks?

Door alle uitgangspunten gedetailleerd te bespreken, krijg je een beeld van de eisen die aan het programma van het door jou te organiseren evenement worden gesteld en kun je een goede keuze maken.

Een overzicht van soorten evenementen, geordend op basis van de doelstelling:

Relatieontvangsten intern en extern

  • ontvangsten, zoals lunches en diners
  • borrels en recepties
  • theater- en musicalbezoeken, dinershows
  • feestavonden, zoals personeels-, relatie- en jubileumfeesten
  • open dagen
  • opening van een nieuw pand
  • sportevenementen
  • sponsorevenementen
  • seizoensevenementen (zoals SInterklaas, Kerstmis, Oud en Nieuw, de start van het brancheseizoen)

Informatie- en kennisoverdracht

  • congres (een grote vergadering van deskundigen op een bepaald vakgebied)
  • seminar (korte studieconferentie, waarbij het ontvangen van informatie en de gelegenheid tot het stellen van vragen centraal staat)
  • symposium (korte wetenschappelijke bijeenkomst waar sprekers een bepaald onderwerp behandelen. Een combinatie van kennisuitwisseling en kennisoverdracht, vaak door middel van een forumdiscussie)
  • beurs
  • persconferentie
  • aandeelhoudersvergadering
  • productpresentatie
  • kick-off (een korte en krachtige aftrap, een officiële start van bijvoorbeeld een campagne, een nieuwe verkoopperiode of een nieuw samenwerkingsverband)

Informatie- en kennisuitwisseling

  • workshop (werkbijeenkomst, meestal in kleine groepjes, gericht op het overdragen van kennis en/of vaardigheden)
  • beurs
  • vergadering
  • conferentie (bijeenkomst om te beraadslagen, vergadering)
  • congres
  • seminar
  • symposium

Stimuleren, bedanken of belonen

  • kick-off
  • incentive (beloningsreis, aangeboden voor geleverde prestaties. Of reis aangeboden om de inzet in de toekomst te stimuleren)
  • alle eerder onder ‘Relatieontvangsten’ genoemde typen evenementen

Checklist communicatiemiddelen evenement
Checklist evenementen organiseren
Doelstellingen formuleren voor evenementen
Boek: Evenementen Support
Training: Evenementen organiseren

Reageer op dit artikel