checklist

Klantevenement organiseren – zo breng je je gasten in gesprek

Plannen en organiseren

Met een geslaagd evenement kun je relaties informeren en binden aan je organisatie. Met de volgende tips zorg je dat de sfeer er snel in zit en dat je gasten ook met elkaar in gesprek gaan. Gastenlijst Organiseer je een (klanten)bijeenkomst, denk dan goed na over de gastenlijst. Wanneer je erin slaagt mensen uit te […]

Met een geslaagd evenement kun je relaties informeren en binden aan je organisatie. Met de volgende tips zorg je dat de sfeer er snel in zit en dat je gasten ook met elkaar in gesprek gaan.

Gastenlijst

Organiseer je een (klanten)bijeenkomst, denk dan goed na over de gastenlijst. Wanneer je erin slaagt mensen uit te nodigen die elkaar verder kunnen helpen, dan gaat men vanzelf met elkaar in gesprek. Verspreid klantengroepen met verschillende belangen over verschillende bijeenkomsten.

Gastvrouwschap (m/v)

Je ontfermt je als gastvrouw over de deelnemers, maar vaak kom je daar niet volledig aan toe. Bovendien heb je veel meer mensen nodig om je gasten de aandacht te geven die ze verdienen. Mobiliseer je collega’s dus die vaak contact met deze klanten hebben. Laat ze een belangrijke rol vervullen in het ontvangen van relaties, in plaats van dat ze met elkaar staan te borrelen. Organiseer een kick-off waarin je uitlegt wie wat doet.

Deelnemerslijst

No-shows: vooral bij gratis bijeenkomsten een fenomeen. Dit kun je beperken door vooraf de deelnemerslijst te versturen aan de gasten. Deelnemers zien hun naam op de lijst en realiseren zich dat anderen op hun aanwezigheid rekenen. De lijst laat bovendien zien met wie ze kunnen spreken.

Badges

Geef elke deelnemer een badge met grote letters. Op afstand is dan te zien wie wie is. Organiseer je een netwerkborrel, overweeg dan eens om naamstickers op de rug te plakken. Op borrels staat men immers veel in een kringetje naar elkaar toe. Of voeg aan elke badge een gekleurde stip toe die staat voor de achtergrond of sector.

Muziek en entertainment

Zorg vanaf de ontvangst voor een vrolijke noot. Muziek en entertainment zorgen nu eenmaal voor een lossere sfeer.
Kijk ook eens bij de foto-impressie van ons relatie-evenement in het Beatrix Theater in samenwerking met Joop van den Ende Theaterproducties, inclusief musical Jersey Boys, een mooi voorbeeld van een relatie-evenement.

In Management Support Magazine april (thema: evenementen en zakenreizen) vind je leuke tips om met muziek en entertainment gasten met elkaar in gesprek te brengen.

Reageer op dit artikel