checklist

Tien tips voor een goed voorbereide zakenreis

Plannen en organiseren

‘Laat zo min mogelijk aan het toeval over.’

Tien tips voor een goed voorbereide zakenreis

Zakenreis boeken? Karen Visser van New Broom geeft tien onmisbare, praktische tips!

1. Ken de verwachtingen van je reiziger. Het is zonde van het geld als jij een vijfsterrenhotel boekt terwijl degene die reist een driesterren ook prima had gevonden. Andersom kan het ook vervelend uitpakken – wanneer jij iets boekt dat jij prima vindt, maar waar degene die er verblijft een hele andere mening over heeft.

2. Bouw lucht in het schema. Altijd nuttig: vertragingen, afspraken die uitlopen of gewoon even uitpuffen: een dichtgetimmerd reis- en dagschema is niet bepaald bevorderlijk voor het humeur of de concentratie.

3. Controleer ruim van te voren alle boekingen en aansluitingen. Heb je alle informatie compleet? Zijn er wijzigingen die je nog niet kende? Bij vliegreizen kunnen dingen veranderen, maar ook een eenvoudige treinreis binnen Nederland kan door werkzaamheden of het weer anders lopen.

4. Zorg voor een kopie van alle belangrijke papieren en reisinformatie en zet die in Evernote. Gebruik je dit programma (nog) niet? Maak dan een scan en mail die naar jezelf en naar degene die reist.

5. Overleg goed over de match tussen tijd en te verwachten resultaat. Wat wil degene die reist bereiken? Met hoeveel mensen is er overleg? Is er ook tijd nodig voor sociale activiteiten met die andere partij, of blijft het puur zakelijk? Welke locaties moeten er worden bezocht?

6. Geef de reiziger een telefoonnummer om te bellen in geval van nood. Als er een vlucht middenin de nacht moet worden omgezet, is het fijn als degene die reist zelf met de reisorganisatie kan bellen, zonder jou uit je bed te moeten halen. Voor een reis naar het buitenland is het nummer van de ambassade of het consulaat ook een must.

7. Bij buitenlandse reizen: doe research over de daar geldende omgangsvormen. Je wilt niet dat degene die reist aan komt zetten met een kado dat in aard of omvang een belediging kan vormen, hoe goed bedoeld ook. Het is belangrijk dat hij of zij de best mogelijke indruk maakt op de andere partij.

8. Laat zo min mogelijk aan het toeval over. Denk niet: taxi’s, ach, daar staan er vast honderd van op dat vliegveld. Misschien is een bepaald type taxi daar berucht en moet de reiziger alleen die van de officiële standplaats gebruiken; dat is handig om van te voren te weten.

9. Zorg voor goede communicatiemiddelen. Werkt alles op de plek van bestemming? Zitten alle opladers in zijn of haar bagage, inclusief eventuele internationale stekkers? Check of alle toegangscodes, tokens en pasjes die nodig zijn ook meegaan!

10. Plan niet alleen voorbereidingstijd, maar ook verwerkingstijd in. Zeker bij reizen met tijdverschil, maar eigenlijk met alle reizen, geldt dat degene die reist na terugkomst ook tijd nodig heeft om alle indrukken te verwerken. Misschien samenvatten voor anderen wat er is besproken of besloten; bepaalde zaken in gang zetten bij collega’s of medewerkers… Houd daar rekening mee door de agenda deels te blokkeren voor de eerste dag/dagen na terugkomst.

Bespaar op de zakenreis van je baas
De ‘groene’ zakenreis
Voorkomen van informatielekken tijdens zakenreis
E-book: Zakenreizen… regel je zo!

 

Reageer op dit artikel