Als assistent in een internationaal speelveld loop je vast wel eens tegen problemen aan. Vanuit operationele ondersteuning heb je contact met relaties in het buitenland. Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat dit contact soepel verloopt. Maar hoe doe je dat effectief als het om internationale relaties gaat? In de training Effectief ondersteunen op internationaal niveau leer je meer hoe je effectief omgaat met verschillende zakenculturen, wat de valkuilen zijn en hoe je telefoon en mail inzet.

Sonja is managementassistente voor een grote internationale onderneming. Recent zijn haar taken gewijzigd en ze ondersteunt nu een manager die vooral heel actief is in Zuid-Europa. Voorheen waren haar activiteiten voornamelijk gericht op Nederland en Duitsland. Haar manager is veel onderweg en het maken en bijhouden van zijn afspraken alleen al zou een dagtaak kunnen zijn. Ze is best een beetje trots dat ze zijn agenda zo goed kan managen. De cursus Engels van vorig jaar heeft haar daarbij ook goed geholpen.

Vorige week heeft haar manager afgesproken met de Italiaanse distributeur om een bezoek aan het Nederlandse kantoor te brengen. Hij heeft aan haar gevraagd om het bezoek verder te organiseren. Ze is voortvarend aan de slag gegaan en heeft verschillende hotelopties doorgestuurd, zodat de Italiaanse partner zelf kan kijken waar hij wil slapen en zelf kan boeken. Daarbij heeft ze ook de aankomsttijden van Schiphol en de treintijden gemaild, zodat hij zich geen zorgen hoeft te maken als hij landt. Ze heeft geprobeerd om te bellen met hem, maar ze krijgt zijn secretaresse aan de lijn en haar Engels is overduidelijk niet zo goed. Daarom heeft ze alles in haar beste Engels gemaild, heel klantvriendelijk. Maar ze krijgt maar geen antwoord… Sonja: “Ik begrijp er helemaal niets van.”

3 tips

1. Vraag goed aan je manager door wat de bedoeling precies is en bepaal samen wie van jullie twee het beste de actie richting de zakelijke relatie kan ondernemen.

2. Check op voorhand of je contactpersoon (goed) Engels spreekt en zo niet, wie dan je contactpersoon wordt.

3. Bespreek goed met elkaar wat ieders verwachtingen zijn en wat er eventueel aan follow up gedaan moet worden. De follow up kan van invloed zijn op de verwachtingen.

Auteur & trainer: Sabine van Egeraat

Verdieping

Effectief ondersteunen op internationaal ondersteunen [training]