checklist

Evenement organiseren? 4 tips voor een goed projectteam

Plannen en organiseren

Elk evenement kun je zien als het realiseren van een project. Afhankelijk van de omvang, complexiteit en het belang van het evenement, organiseer je het alleen of met anderen. Als je de mogelijkheid hebt met een projectteam te werken, is het belangrijk om te zorgen voor een aantal zaken: een evenwichtig projectteam Een team van collega’s […]

Evenement organiseren? 4 tips voor een goed projectteam

Elk evenement kun je zien als het realiseren van een project. Afhankelijk van de omvang, complexiteit en het belang van het evenement, organiseer je het alleen of met anderen. Als je de mogelijkheid hebt met een projectteam te werken, is het belangrijk om te zorgen voor een aantal zaken:

  • een evenwichtig projectteam
    Een team van collega’s die goed kunnen samenwerken en elkaar goed aanvullen met capaciteiten als creativiteit, leiderschap, financieel inzicht, overtuigingskracht, logistiek inzicht en kennis van de doelgroep.
  • aansluiting met betrokken afdelingen
    Zorg er bij een intern evenement (voor medewerkers) bij voorkeur voor dat alle (typen) afdelingen en leeftijden vertegenwoordigd zijn. Bij een extern evenement hoeven niet alle afdelingen waarvan relaties worden uitgenodigd (bijvoorbeeld marketing, sales, directie, inkoop) per se in het organisatieteam te zitten. Maar het is dan wel een ‘must’ deze afdelingen vooraf te raadplegen over de belevingswereld van de doelgroep, wat er in het verleden al voor hen is georganiseerd en hoe dat is bevallen.
  • duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
    Wijs bijvoorbeeld een budgethouder aan, een aanspreekpunt voor de interne opdrachtgever, voor de locatie en catering, een notulist, iemand die het draaiboek maakt, enzovoort.
  • daadkracht: maak het team niet te klein en niet te groot
    Als team moet je goed in staat zijn beslissingen te nemen. Een te grote groep belemmert dit. Een te kleine groep kan misschien te weinig werk verzetten.

Meer weten?

Wil je meer weten over het organiseren van een evenement en hoe dat zo efficiënt mogelijk aanpakt? Schrijf je dan in voor de training Evenementen organiseren van Lenny Kaarsgaren.

Wil je meer leren over het organiseren, assisteren en realiseren van een project? Kijk dan eens bij de training POWERprojectassistent

Reageer op dit artikel