Eén tot enkele weken voor aanvang van het evenement begin je met het maken van een draaiboek. Het draaiboek is bedoeld als sturingsinstrument tijdens de uitvoering van het evenement. Lenny Kaarsgaren, eigenaar van eventbureau Effectivents geeft tips voor wat er allemaal in moet.

Duidelijkheid

Hoe klein een evenement of bijeenkomst ook is, maak altijd een actielijst en een draaiboek. Ze creëren duidelijkheid en overzicht voor jezelf en andere betrokkenen. Tot aan het evenement volstaat de actielijst waarop de dag voor het evenement de allerlaatste voorbereidende acties staan. Zodra het evenement van start gaat, maakt de actielijst plaats voor het draaiboek.

Draaiboek

Een draaiboek is eigenlijk niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn in het kader van het evenement. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement en is bedoeld voor alle personen die daaraan actief een bijdrage moeten leveren. Voor het draaiboek maak je een tabel met een aantal kolommen, waarbij de eerste kolom ‘tijd’ leidend is:

• Datum/tijd
• Locatie/zaal
• Actie (wat)
• Actienemer (wie)
• Bijzonderheden

Je maakt hierbij als het ware een backwardsplanning, waardoor je duidelijk inzicht krijgt wanneer je uiterlijk met een bepaalde actie moet beginnen om later niet in de problemen te komen.

Telefoonnummers

Om het draaiboek compleet te maken is het tot slot nog handig om de (op dat moment bereikbare) telefoonnummers op te nemen van locatie, leveranciers, vervoersdiensten en andere nummers die nodig kunnen zijn. Hoe goed je voorbereiding immers ook is, er zal op de dag zelf altijd nog overleg nodig zijn.

Training

Meer weten over het organiseren van een evenement? Schrijf je dan in voor de training van Lenny Kaarsgaren ‘Evenementen organiseren’. Deze training geeft de handvatten om ‘gewapend’ en zelfverzekerd aan de slag te kunnen gaan en toont de weg in evenementenland.