checklist

Met Snelle Stappen werken in Outlook

Plannen en organiseren

Ben je samen met anderen verantwoordelijk voor het secretariaat en werk je met Outlook? Lees dan verder om te weten te komen hoe je de e-mailstroom kunt structureren. We gebruiken daarbij de nieuwe Outlookfunctie ‘Snelle Stappen’.

Met Snelle Stappen werken in Outlook

Beginsituatie

De beginsituatie moet zijn dat jij de beschikking hebt over je eigen postbus én ook de gedeelde functionele postbus van het secretariaat. Heb je dit niet, dan kan ICT dit gemakkelijk regelen. Zij kunnen trouwens snel allerlei algemene postbussen maken en delen. Zo zie ik steeds vaker dat grote projecten meteen gekoppeld worden aan een e-mailadres. Ben jij projectsecretaresse? Vraag dan aan ICT om deze postbus met jou te delen.

Snelle Stappen

Stap 1: persoonlijke mappen
Zorg dat iedere secretaresse in de functionele postbus een mapje krijgt met de eigen naam. Om deze makkelijk te herkennen gebruik ik vaak hoofdletters. Je eigen mapje kun je ook nog weergeven in je favorietenlijst. Klik met rechtermuis op het mapje met je naam en kies voor Toevoegen aan Favorieten.

Stap 2: snelle stappen
We maken in het menu van Snelle Stappen knoppen om in één keer mails naar de juiste mappen te verplaatsen. Klik in het venster van Snelle Stappen op Nieuwe Snelle Stap. Kies voor Naar Map Verplaatsen. Geef deze stap een logische (korte) naam zoals je deze later wilt zien in het scherm. Klik de map aan waar de mail naar toe moet verplaatst worden. Geef bij Meer Acties ook aan dat de e-mail ongelezen moet blijven. Zo blijft deze in the picture en wordt er achter het mapje het aantal ongelezen e-mails weergegeven. Als je van sneltoetsen houdt kun je nog een sneltoets kiezen uit het lijstje.
Herhaal bovenstaande voor iedere map die je wilt maken.

Stap 3: je collega’s moeten ook aan het werk
Bovenstaande stappen moeten je collega’s op het secretariaat ook uitvoeren. Je maakt immers niet alleen een knop voor je eigen map maar ook voor elkaar.

Variaties

Stel dat je het werk op het secretariaat niet verdeelt naar persoon maar op onderwerp. Bijvoorbeeld projecten, archivering in CRM, sollicitaties, declaraties,… In dat geval kun je er samen voor kiezen om van deze thema’s een snelle stap te maken. De e-mail is dan netjes in mapjes georganiseerd.
Combineer Verplaatsen naar map met Categoriseren. Zo kun je bij het maken van de Snelle Stap een extra actie toevoegen waarbij je een keuze moet maken uit een bepaalde categorie. Wanneer je deze Snelle Stap maakt geef je aan een categorie kiezen. Maak deze combinatie voor de Snelle Stap die e-mail verplaatst naar je eigen map.

Tip

Meer leren over het managen van je e-mail en agendabeheer met Outlook? Schrijf je dan in voor onze training Optimaal agendabeheer in Outlook. Of doe mee aan de workshop Manage je mailbox in Outlook tijdens Management Support Live op 12 november.

Reageer op dit artikel