checklist

De opstartfase van een project

Plannen en organiseren

Waar moet je als projectleider allemaal rekening mee houden bij de opstartfase van een project? Marloes Strijk, werkzaam bij de Universiteit Utrecht en sinds kort projectleider, geeft tips uit de praktijk.

De opstartfase van een project

Marloes is sinds begin dit jaar projectleider van het universiteitsbrede project ‘Train je collega’, waarbij collega’s elkaar korte workshops geven. “Het principe achter het project is dat je gebruik maakt van de kennis die al in de organisatie zit. Je deelt kennis met elkaar en leert van elkaar. Dat varieert van onderwerpen als social media tot vergadertechnieken.”

Extra uren

Vorig jaar was Marloes al betrokken bij het project als teamlid, dit jaar is ze gevraagd om projectleider te worden. “Daar heb ik over na moeten denken. Ik heb een drukke baan en dit kwam er bij in mijn eigen uren. Toch wilde ik het graag doen. Maar houd er rekening mee dat als je dit gaat doen, je er toch zeker minimaal vijf uur per week aan werk bij krijgt.”

Opdrachtgever

De werkzaamheden voor ‘Train je collega’ begonnen in januari en eind mei vindt de trainingsweek plaats. Marloes begon het project met een afspraak met de opdrachtgever. “Om erachter te komen wat de randvoorwaarden zijn en hoeveel workshops we gingen aanbieden. Vervolgens heb ik een werkplanning gemaakt aan de hand van mijn ervaringen van vorig jaar. En daarnaast natuurlijk het budget vaststellen, een go/no-go moment vastleggen en de planning voortdurend doornemen.”

Voorbereiding

Voor elk projectoverleg zorgt ze voor een goede voorbereiding. “Ik stuur iedereen tijdig de vergaderstukken en ik zorg dat iedereen voortdurend op de hoogte is van elkaars vorderingen. Onze projectbijeenkomsten verlopen altijd voortvarend en de sfeer is positief.”

Tips

Haar tips voor beginnende projectleiders tijdens de opstartfase van een project:

  • Maak voor jezelf een planning/actielijst. “Dus niet alleen een algemene planning, maar ook je eigen planning waarin je alle activiteiten bijhoudt. Ik heb zelf een groot schema in Excel waarin ik met kleurtjes werk, deadlines vermeld en waarin ik precies opschrijf wie wat doet en wanneer het af moet zijn. Zo ben ik altijd op de hoogte.”
  • Motiveer je team. “De mensen waarmee je werkt moet je gemotiveerd en betrokken houden. Dat betekent dat je iedereen constant moet informeren en achter de deadlines aan moet. Je bent niet voor niets een projectleider, je kunt niet verwachten dat de projectgroep het allemaal uit zichzelf doet.”
  • Geef zelf het goede voorbeeld. “Goed voorbeeld doet goed volgen.”
  • Zorg voor wat speeltijd in je planning. “Er valt altijd iets tegen. Als je daar tijd voor inruimt in je planning, kan je ook niet in paniek raken en blijft je planning realistisch.”

Project

Met projecten aan de slag? Tips:

Reageer op dit artikel