checklist

Projectmatig werken met Outlook Groepen

Plannen en organiseren

Als je met Office 365 werkt, dan heb je ook de mogelijkheid om met Outlook Groepen te werken. Dit is een makkelijke manier om alle communicatie en documentatie van een project op 1 plek te verzamelen. Een aantal tips & trucs over het gebruik van dit handige programma.

Projectmatig werken met Outlook Groepen

 

Outlook Groepen

Zoals de naam ook al aangeeft is de startplaats van deze samenwerkingsomgeving Outlook. Dat betekent meteen dat de communicatie met de groepsleden primair is en het documentbeheer secundair. Dat is een hele omslag in denken. Want geef toe: wij zijn met z`n allen heel erg document-driven bezig. Archiveren, mapjes maken, documenten mailen of delen…. Dat is waar het meestal om draait. In projectwerk gaat het echter om samen discussiëren over inhoud, status en proces. En omdat alle onderdelen snel bereikbaar moeten zijn kun je via de webmail snel schakelen via de knoppen in het Lint.

Niet mailen maar discussiëren

De communicatieplek van Groepen is de Outlook Webmail. Daarin staan alle Groepen waarvan je lid bent en daar kun je ook op zoek naar andere interessante Groepen in de organisatie. Groepen lijken op gedeelde postbussen. De e-mail is hier echter vervangen door een discussie. Alle reacties op een ‘post’ komen in deze discussie terecht. Discussies archiveer je niet in mapjes en kun je niet verwijderen. Het mooie van Outlook Groepen is ook dat zij automatisch een e-mailadres krijgen. Als je bij het aanmaken van de Groep aangeeft dat ook externen naar dit adres kunnen mailen, dan kun je het echt als een gedeelde postbus gebruiken. Verder komen alle leden meteen in een distributielijst terecht. Zowel de distributielijst als het e-mailadres zijn te vinden in het Outlook-adresboek van de organisatie.

Groepsbibliotheek

Een Groepsbibliotheek is een grote map die te vinden is bij je OneDrive (je eigen schijf in de cloud). Hier kun je mapjes maken en bestanden opslaan. Bestanden uit de discussies of mails worden standaard in een e-mailmap opgeslagen.

Projectagenda

Vele organisaties maken gebruik van gemeenschappelijke agenda`s. En in SharePoint team- of projectsites worden ook agenda`s gebruikt. Echter, deze agenda`s zijn niet gekoppeld aan accounts en kunnen niet uitnodigen of uitgenodigd worden. Ze zijn dus totaal niet efficiënt. De Groepsagenda kan dit allemaal wel. Zo kun je als lid vanuit je eigen persoon de groepsagenda uitnodigen waarbij alle leden meteen ook uitgenodigd worden. De groepsagenda zelf is dan een mooie samenvatting van alle project activiteiten en -vergaderingen.

Verdieping

1-daagse training Masterclass Outlook
1-daagse training POWER Projectassistent
3-daagse training Projectmanagement

 

 

 

Reageer op dit artikel